۱۰ ابزار کاربردی در سیستم های اتوماسیون اداری

به عنوان یک مدیر  IT، وظایف شغلی شما به مراتب از عنوان شغلی شما فراتر خواهد بود. شرکت شما مانند هر تجارت دیگری با استفاده از نوآوری های موجود در عرصه تکنولوژی به فعالیت های خود ادامه می دهد. زمانی که سیستم های شما با مشکلی روبرو شوند، تجارت شما از کار باز می ایستد.

بنابراین شما به عنوان یک متخصص در زمینه تکنولوژی، تنها مسئول مدیریت تیم ها را برعهده نخواهید داشت. بلکه شما باید تمام سیستم های فعال در سیستم اتوماسیون اداری را زیر نظر داشته باشید و از عملکرد صحیح آن ها اطمینان حاصل کنید.

در حقیقت مسئولیت بزرگی بر دوش شما نهاده شده است اما خوشبختانه انجام این مسئولیت با استفاده از ابزار ها و سیستم های خودکار به مراتب ساده تر شده است.

در ادامه به ۱۰ سیستم برای اتوماسیون اداری که ابزار های لازم را در اختیار مدیران IT قرار داده اند اشاره خواهیم کرد. این مدیران با استفاده از برنامه ها  بسیار ساده تر از گذشته تیم ها را مدیریت کرده و تجارت را به خوبی به جلو می رانند. به این ترتیب بازده شرکت به شدت افزایش می یابد.

 

۱۰ تا از بهترین ابزار های اتوماسیون اداری

 

این ابزار ها، شامل سیستم ها و نرم افزار هایی هستند که وظایف محول شده به یکایک کارکنان مجموعه را تحت تاثیر قرار می دهند. تاثیرات فوق محدود به یک سازمان یا مجموعه نمی شود. بلکه استفاده از این نرم افزارها بسیار فراتر از این رفته و برای افزایش بازدهی و حل مشکلات رایج در سازمان به کار برده می‌شود. از این گذشته،   تعیین وظایف روزمره مانند بازیابی کلمات عبور، استخدام نیروهای جدید مدیریت سیستم ها و دستگاه ها و رزرو اتاق کنفرانس توسط سیستم های اتوماسیون اداری به انجام می رسد.

 در فهرست هایی که توسط مدیران آی تی برتر در مشاغل و تجارت های بزرگ جهان تدوین و تهیه شده است ابزارهای زیر بالاترین رتبه را به خود اختصاص دادند.

 

 

 

 

1.Password

 

سیستم اتوماسیون اداری با به کار گیری این برنامه مدیریتی روند انجام کارها را برای کاربران حاضر در ادارات به مراتب ساده تر کرده است. استفاده از این نرم افزار ها در سیستم اتوماسیون اداری، فضای مطلوبی را برای  ذخیره سازی اطلاعات و ورود اطلاعات در ابزارهای جستجو به خوبی تامین کرده است. به این ترتیب دیگر نیازی به استفاده از برچسب های متعدد برای به خاطر سپردن رمزهای عبور وجود ندارد. چرا که کارکنان در شرکت شما می توانند با استفاده از  این برنامه اطلاعات مربوط به کلمات عبور را به خوبی ذخیره کنید. بنابراین رمزهای عبور تقویت شده و تنها نیاز به خاطر سپردن یک رمز عبور وجود خواهد داشت.

علاوه بر این، این برنامه امنیت تجارت شما را به مراتب افزایش خواهد داد. سیستم در صورت مشاهده رمز عبور ناکارآمد، کارکنان شرکت را مطلع می‌کند.  کارکنان قادر خواهند بود که رمز عبور مناسب و ایمنی را برای ورود به برنامه های متفاوت برگزیند از این گذشته این برنامه امکان ورود دو مرحله ای به سایت ها و نرم افزارهای متفاوت را ممکن ساخته است علاوه بر این شما می توانید با  ایجاد کلمات کلیدی دو مرحله ای امنیت استفاده از نرم افزار ها را به مراتب برای کارکنان تجارت ها ممکن می کند. از این رو میزان ایمنی شرکت شما به مراتب افزایش پیدا خواهد کرد.

 این برنامه نیاز به بازیابی کلمات عبور و به کلی از میان برداشته است. از آنجا که کارکنان برای استفاده از برنامه های متفاوت تنها نیاز به خاطر سپردن یک کلمه عبور دارند احتمال فراموش کردن یا از دست دادن رمز عبور از بین می رود. بازیابی رمز های فراموش شده در این نرم افزار نیز به خوبی ممکن شده است.

 

 2.BetterCloud

 

مطالعات انجام شده در حوزه کیفیت استفاده از برنامه‌های مورد استفاده در اتوماسیون اداری مشخص کرده است که این سیستم ها با ایجاد رابط کاربری ساده مدیریت وظایف و کارکنان حاضر در شرکت ها را به کلی متحول ساختند.

 نرم افزار better Cloud  یکی از نرم افزار های به کار برده شده در سیستم اتوماسیون اداری است امنیت در مورد نیاز دارید شرکت ها و تجارت های بزرگ را تامین می کند.  تمام اطلاعات مربوط به مبادلات بانکی اطلاعات کارت های اعتباری اپلیکیشن های مورد استفاده در سازمان در این نرم افزار به خوبی نگهداری می شود.

 این نرم افزار به شما این امکان را می دهد که وظایف محول شده  به هر یک از کارکنان را زیر نظر داشته باشید. به این ترتیب می‌توانید با توجه به توانایی‌ها و تخصص‌ها هر یک از کارکنان وظایف متناسب آنها را در نظر بگیرد. این بدان معناست که نیروی انسانی منابع مالی در تجارت ها به درستی و در جهت ارتقاء بازدهی شرکت به کار گرفته می‌شود.

 

3.Spoke

 

این نرم افزار یکی از جدیدترین و بزرگترین نرم افزار های حال حاضر در زمینه اتوماسیون اداری به شمار می‌رود. شما با استفاده از این نرم افزار  در طول زمان شاهد افزایش کارایی و بازدهی  نرم افزار خواهد بود. چرا که  این نرم افزار می تواند با توجه به اطلاعات ورودی شما و وظایفی که بر عهده گرفته است، ارتقا پیدا کند.  نکته حائز اهمیت درباره آن این است که نرم افزار توسط شما آموزش می بینند. به این ترتیب در صورتی که کارکنان با سوال مواجه شوند نیاز به مراجعه به مدیر آی تی نخواهید داشت. نرم افزار، تمام اطلاعات مربوط به حوزه مدیریتی را در خود گنجانده و پاسخ های مورد نیاز را برای کارکنان فراهم خواهد کرد.

از این گذشته،  از آنجایی که امکان ارتقاء میزان داده‌های اولیه نرم افزار وجود دارد، مدیران آی تی قادر خواهند بود در مراحل مختلف، داده های  تازه ای را به بانک اطلاعات نرم افزار اضافه کنند.  نرم افزار دستیابی به اطلاعات ذخیره شده پاسخ های مورد نیاز کارکنان را در اختیار آن ها قرار خواهد داد. 

 نرم‌افزار فوق علاوه بر مزایای که برای مدیران آی تی به همراه خواهد داشت، قابلیت های فوق العاده ای را در اختیار بخش منابع انسانی قرار خواهد داد.  مدیران  بخش منابع انسانی با دسترسی به اطلاعات  کارکنان حاضر شرکت ها می توانند کیفیت رسیدگی به امور کارکنان را نیز بهبود ببخشند.

 

 

 

 

4.Fleetsmith

 

  این نرم افزار تمام اطلاعات موجود در شرکت را در سامانه های طبقه بندی شده سیستم اتوماسیون اداری ذخیره کرده و در اختیار مدیران آیتی قرار می دهد.  به این ترتیب دسترسی به اطلاعات متفاوت تر دامنه تجارت به سادگی به انجام می رسد. اطلاعات و داده های تمامی نرم افزارهای مورد استفاده در شرکت  در این نرم افزار قابل دسترسی است. 

به این ترتیب زمانی که یک نیروی کار جدید به تجارت شما افزوده می شود نیازی به صرف زمان و نیروی انسانی برای ارائه اطلاعات مورد نیاز به او  وجود ندارد. چرا که تمامی اطلاعات مورد نیاز کارمند در اختیار او قرار داده می شود. به این ترتیب نیروی جدید تمام اطلاعات دستورات مورد نیاز دسترسی خواهد داشت.  این بدان معناست که مدیران آن می‌توانند زمان خود را صرف به کارگیری استراتژی ها و راهکارهای نوین برای پیشبرد تجارت کند. 

 

5. Envoy

 

این نرم افزار نیاز به استفاده از نیروهایی  برای خوشامدگویی به بازدیدکنندگان را به کلی از میان برداشته است. به این ترتیب تمامی اطلاعات مورد نیاز برای افرادی که به سامانه مراجعه می‌کند به خوبی مهیا می شود.

 در صورتی که واحد پذیرش از این نرم افزار برخوردار است، می تواند با استفاده از این نرم افزار انجام کار را به مراتب ساده تر کند. اطلاعات و راهنمایی های مورد نیاز برای بازدیدکنندگان در اختیار آن ها قرار داده می‌شود. این نرم افزار مدیریت بسته ها و  مرسوله های  ارسالی  اطلاعات شما را به مراتب ساده تر خواهد کرد.

 

6.Duo

 

بخشی از ادارات و شرکت ها  فاقد  تیم مدیریتی در زمینه اتوماسیون اداری هستند. این ادارات و شرکت ها به کارکنان خود اجازه می دهند که از نرم افزارها و برنامه های شخصی خود برای انجام وظایف محول شده،  استفاده کنند. چنین ساز و کاری اطلاعات و داده های موجود در شرکت ها و ادارات را در معرض خطر قرار می‌دهد. چرا در مدیریت فایل ها و برنامه های مورد استفاده یک پایش کارکنان ممکن نخواهد بود. 

این نرم افزار به شما اجازه می دهد تا بدون استفاده از پروکسی ها تنها با استفاده از گوشی های هوشمند و دستگاه‌های الکترونیکی مورد نظر خود نرم افزارهای اداره و شرکت دسترسی داشته باشد. نرم افزار رویت و کارایی دستگاه هایی که به شبکه اطلاعاتی اداره شما دسترسی دارند را مورد ارزیابی قرار می دهد. به این ترتیب نرم افزار فوق می توانند دسترسی کاربرها و دستگاه های متصل به اطلاعات سازمانی را محدود یا به کلی مسدود کند. 

 

7.Kisi

 

 با استفاده از تکنولوژی های وابسته به آی تی در زمینه سیستم اتوماسیون اداری، دیگر نیازی به انجام تمهیدات به خصوص برای افزایش امنیت کارکنان افراد حاضر در شرکت  نمی خواهد بود. در واقع این نرم افزار جایگزین محافظان شانسی برای شرکت خواهد بود که با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی به استفاده از نگهبان های متعدد درب ورودی ادارات و شرکت ها وجود ندارد.

 نرم افزار خوب تمام تردد ها و خروج های انجام شده در بخش‌های مختلف این شرکت را  زیر نظر می گیرد. در صورت استفاده از این نرم افزار، کارکنان نیاز به استفاده از کارت های الکترونیکی بخصوصی برای ورود و خروج به شرکت خواهند داشت.  در گذشته کارکنان می توانند با نصب نرم افزارهای مخصوصی که برای  ورود و خروج شرکت طراحی شده است، استفاده کنند. 

کانال جدیدی با بدنه شرکت اضافه می‌شوند مدیران می‌توان اجازه دسترسی و ورود کارمند جدید را در نرم افزار نصب شده برای گوشی هوشمند کارمند، صادر کنند.این نرم افزار ضریب ایمنی تجارت ها و شرکت‌ها را به شدت  ارتقا می بخشد.

 

 

 

 

8.Dialpad

 

 یکی از علل کاهش هزینه در شرکت ها و ادارات و به کارگیری تلفن های رومیزی  شخصی برای  کارکنان حاضر در شرکت است.  تهیه دستگاه های تلفن مجزا برای هر یک از کارکنان، آن هم در آغاز راه اندازی تجارت، هزینه های گزافی را برای مدیران و موسسان تجارت به همراه خواهد داشت.

 با توجه به پیشرفت های عصر حاضر دیگر نیازی به صرف هزینه های گزاف برای تهیه این دستگاه ها وجود ندارد. چراکه نرم افزار فوق می‌تواند به عنوان جایگزینی برای تلفن های رومیزی مورد استفاده قرار گیرد. این نرم افزار تمامی امکانات مورد نیاز شما را در اختیارتان قرار خواهد داد. به این ترتیب برای دسترسی و برقراری ارتباط با کارکنان حاضر در تجارت خود نیازی به استفاده از در تلفن های رومیزی نخواهید داشت. 

 این نرم افزار شماره تلفنی را برای هر یک از کارکنان در نظر می گیرد. زمانی که مدیران با استفاده از این شماره تماس اقدام به برقراری ارتباط با کارمندی را  داشته باشند می توانند از این شماره تماس استفاده کنند. کارمندان نیز می توانند با استفاده از گوشی های هوشمند یا رایانه های شخصی خود پاسخگویی مدیران باشد. 

 نرم افزار فوق تمامی امکانات موجود در تلفن های رومیزی را برای کارمندان و مدیران تجارت را به ارمغان آورده است. برای مثال، امکان انتقال تماس،  انتظار،  ارسال مدارک،  جابجایی  مابین تماس ها و دریافت پیام های صوتی  نیز در این نرم افزار وجود دارد. با استفاده از این نرم افزار می توانند  نیازهای خود را برآورده کنند. استفاده از این نرم افزار به معنای عدم نیاز به تلفن های رومیزی و ابزارهای پیشرفته کنفرانس جمعی است.

 

 9.WATCHMAN MONITORING

 

یکی از اتفاقاتی که می تواند بازدهی شرکت ها و تجارت ها را تا حد زیادی پایین بیاورد، بروز  اختلالات غیرمنتظره در رایانه‌های شرکت است.  مدیران  آی تی در بخش سیستم های  اتوماسیون اداری به دنبال به کارگیری راهکاری برای اجتناب از بروز چنین خطاهایی بودند. نرم افزار فوق تمامی دستگاه های موجود در شرکت را زیر نظر رای می‌دهد.

 به این ترتیب بروز اختلال یا مشکل در عملکرد سیستم ها  در اسرع وقت به مدیران سازمانی انتقال داده می شود.  از این گذشته یکی از ویژگی های بارز این نرم افزار این است که،  نرم افزار فوق با زیر نظر گرفتن تمامی دستگاه های حاضر در تجارت، اشکالات احتمالی در سیستم ها را شناسایی می کند.  علاوه بر این، سیستم اتوماسیون اداری با استفاده از این نرم افزار، به روزرسانی های مورد نیاز در برای سیستم‌های اداره را در زمان مقرر به انجام می رساند. 

 

10.Robin

 

 یکی از اقدامات رایج در شرکت ها  برگزاری  کنفرانس ها و جلسات برنامه ریزی شده است. برای برگزاری یک کنفرانس به رزرو اتاق کنفرانس و تهیه ابزارهای بخش خصوصی  نیاز خواهد بود. این برنامه تمامی اقدامات لازم برای برگزاری کنفرانس را بر عهده خواهد گرفت. 

 در واقع نرم افزار فوق، نرم افزاری است که  برای رزرو اتاق های کنفرانس مورد استفاده قرار می گیرد. به این ترتیب یافتن یک اتاق کنفرانس مناسب برای انجام مراسم های مورد نظر به مراتب ساده تر از گذشته است. مدیران و کارکنان شرکت ها می توانند با جستجو در این نرم افزار اتاق کنفرانس مناسبی را برای زمان مورد نظر رزرو  کنند. 

 این نرم افزار در کنار امکان رزرو اتاق کنفرانس مورد نیاز شما تمامی ویژگی های مربوط به اتاق کنفرانس را نیز در اختیار شما قرار می دهد. برای مثال فهرست کاملی از تجهیزات و امکانات موجود در اتاق کنفرانس در اختیار شما قرار گذاشته می شود. علاوه بر این محبوب ترین و پرطرفدارترین اتاق های کنفرانس در میان تجارت ها نیز به شما معرفی می شود.