27 فروردین 1398

اتوماسیون اداری تحت وب

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب به عنوان سیستم جهانی به شکل ها و جریانات گوناگون در جهت بهبود ارتباطات سازمانی اهمیت زیادی دارد زیرا اطلاعات برای مدیران یک منبع اصلی و با ارزش است. ظهور تکنولوژی و مفاهیم جدید و امکان استفاده از اینترنت در نسل سوم سیستم اتوماسیون اداری موجب طراحی اتوماسیون اداری به بهترین شکل شد تا مدیران بتوانند با بالاترین کیفیت از هر نقطه و در هر زمان از اطلاعات سازمان خود مطلع شوند. خودکارسازی اداری (اتوماسیون اداری) در واقع مجموعه‌ای از روش‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری بکار می‌رود.

اتوماسیون اداری تحت وب

در حال حاضر در سراسر دنیا و حتی ایران به دلیل رقابت ها و مزایای فراوان وب تمام نرم افزارهای اداری و سازمانی به جای سیستم عامل ، به کاملترین شکل با امکانات منحصر به فرد سیستم اتوماسیون اداری تحت وب می توانند تمامی فرآیندهای سازمانی را با سرعت بالا انجام و از امنیت بالایی نیز برخوردار باشند.

اتوماسیون اداری تحت وب به طور خودکار با مرورگرها در سطح رابط گرافیکی تعامل می کند، درست مثل شما، و می توانید تقریبا هر کاری که می توانید در یک وب سایت انجام دهید، مانند کلیک روی لینک ها، انتخاب از یک منو یا تایپ کردن یک متن را انجام دهد. هنگامی که فرایندهای خود را ایجاد می کنید، سه نوع اقدام وجود دارد:

خودکار سازی مرورگر: شامل باز کردن و بستن مرورگر، مرور در صفحات و استخراج اطلاعات صفحه.
اقدامات تعاملی مهم برای خودکار سازی عناصری که مبتنی بر HTML نیستند، مانند ذخیره یک گفتگو.
اقدامات ورودی شامل حرکات موس، کلیک، و کپی / چسباندن.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

زمانی که در سازمانی از پرسنل تا مدیرعامل قبول کنند که دیگر روش های قدیمی پاسخگوی نیازهای امور اداری نیست و برای موفقیت و یکپارچگی اصلاعات باید از ظرفیت ها و روش های جدید مانند اتوماسیون های اداری تحت وب استفاده کنند باعث می شود تا شاهد مدیریت و نظم بهتر کارها باشیم .

سازمان ها به راحتی می توانند شاهد حذف محدودیت های سخت افزاری و حذف کاغذ بازی باشند چرا که در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب محدودیت زمانی و مکانی وجود ندارد و این یکی از مهم ترین ویژگی های تحت وب بودن اتوماسیون اداری می باشد و به راحتی می توان حتی خارج از ساعت کاری به انجام کارها و بررسی آن ها پرداخت.

تحت وب بودن نرم افزار قابلیت استفاده از ان در هر زمان و هر مکانی را فراهم می کند و تنها ابزاری که نیاز است یک مرورگر می باشد. در زمان استفاده از این نرم افزار هر مکانی دفتر کار شماست و می توانید در هر ساعتی از شبانه روز کارهای شرکت و سازمان خود را انجام دهید همچنین این نرم افزار قابلیت پشتیبانی از تعداد زیادی کاربر و کارمند شما را دارد.

رایانه ها و فناوری به پردازش سریع داده ها، بازیابی اطلاعات آسان تر کمک می کند و در بعضی موارد - اتوماسیون می تواند کارکنان فیزیکی را کاهش یا جایگزین کند. وقتی افراد وظایف را با دست انجام می دهند، زمان زیادی صرف انجام اشتباهات انسانی میشود. هنگامی که تکنولوژی برای عملیات تکراری استفاده می شود، اشتباهات کاهش یا حذف می شود، و زمان لازم برای تکمیل کار به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.

علاوه بر ایجاد سریعتر فرایندها، فناوری همچنین باعث می شود تا اطلاعات را به روز نگه دارید. به جای جستجو از طریق یک فایل و تلاش برای حدس زدن اطلاعات ذخیره شده برای به روز رسانی آدرس مشتری، چند کلیک از ماوس می توانید یک فایل مشتری از یک پایگاه داده را بیرون بکشید. آنچه که چند دقیقه تا یک ساعت طول می کشد، می تواند فورا انجام شود.

هنگامی که شما می دانید که چه فن آوری می تواند برای کسب و کار شما مفید باشد، شانس پیاده سازی راه حل های تکنولوژیکی کسب و کار کارآمدتر را دارید.

سیستم های مدیریت پروژه مبتنی بر وب

با توجه به وجود تلفن همراه منطقی نیست که بسیاری از کسب و کارهای مدرن، فایل ها و تقویم های مبتنی بر کاغذ را به منظور نگهداری اطلاعات و لیست های انجام شده حفظ کنند. صدها سیستم مدیریت پروژه مبتنی بر وب وجود دارد که هر لپتاپ، رایانه یا دستگاه تلفن همراه با اتصال به اینترنت قابل دسترسی است.

اتوماسیون اداری تحت وب

آیا اتوماسیون اداری تحت وب برای کسب و کار شما مفید می باشد ؟

این اتوماسیون به نحوی است که امکان پوشش دهی انواع مختلف کسب و کارها و انطباق با مدل های گردش مکاتبات در سازمان ها را دارد. راهکارهای اتوماسیون اداری به صورتی تحلیل و ساخته می شود که انعطاف پذیر باشد و به طور کامل به نیازهای مشتری پاسخ بدهد.

برخی از ویژگی های اتوماسیون اداری تحت وب به شرح زیر می باشد :

بررسی های انجام شده در بیشتر شرکت ها حکایت از آن دارد که با توجه به نیاز و استانداردهای هر سازمان سیستم اتوماسیون تحت وب جهت ارائه بموقع پاسخ به طرف های تجاری و غیرتجاری، و جهت تسهیل در مدیریت و دسترسی به مکاتبات موجب پیشرفت چندین برابری سازمانها شده است. در هر کجا که باشید تنها با دسترسی به اینترنت و رعایت اصول ایمنی به راحتی می توانید به پرتال اتوماسیون اداری خود دسترسی داشته باشید و از دیگر مزایای اتوماسیون اداری تحت وب بهره مند شوید.

مزیت های اتوماسیون اداری تحت وب شامل موارد زیر می باشد :

امکان تعریف سطوح دسترسی به نامه ها و تعریف اولویت نامه ها در اتوماسیون اداری
امکان تعریف اشخاص و سازمان های تحت مکاتبه با مشخصات کامل فردی و کاری
تعریف پوشه های عمومی و شخصی برای نامه
امکان تنظیم و مشاهده قرارهای پرسنلی
دارای کارتابل شخصی و امکان پاسخگویی به نامه ها
بایگانی اطلاعات به صورت شخصی و گروهی
امکان قرار دادن یادداشت روی نامه ها و همچنین تنظیم جواب نامه
امکان ورود تصویر نامه ها و ضمائم آنها
امکان قرار دادن زمان روی پیگیری نامه ها
امکان صدور نامه های داخلی
امکان گزارش گردش نامه ها به صورت درختی و نمودار
ایجاد نامه مرتبط با نامه رسیده
دارای دفترچه تلفن حرفه ای با انواع جستجو
دسترسی سریع و آسان به اطلاعات در زمان و مکان مورد نیاز به واسطه ارتباط آنلاین
ثبت و گردش مکاتبات بدون کاغذ
ایجاد تعداد نامحدودی دبیرخانه
پاسخ دهی به نامه ها با یک کلیک و ارتباط خودکار پاسخ با نامه اصلی
کاملا تحت وب بدون محدودیت تعداد کاربردان ، بدون نیاز به سخت افزار پیچیده و حفظ سرعت فوق العاده هنگام استفاده همزمان همه کاربران
به اشتراک گذاری ساده و قانونمند اطلاعات و تسهیل دسترسی برای کارمندان مجاز
ارجاع گروهی نامه ها
امکان ثبت نامه با شماره آزاد
تعریف کلید وازه برای هر نامه
تعریف چارت سازمانی در تمامی سطوح
جداسازی شماره گذاری برای نامه های وارده ، صادره و داخلی
دارا بودن سیستم اعلام نامه جدید ، قرارها و ...

همچنین به این نکته نیز باید اشاره کرد که مزایای اتوماسیون اداری تحت وب به دو دسته مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می شوند .

اتوماسیون اداری

در ادامه به مشکلات نظام اداری غیر مکانیزه در مدیریت مکاتبات و مشکلات نظام اداری غیر مکانیزه در مدیریت کارها می پردازیم :

وجود نظام اداری غیر مکانیزه در قسمت مکاتبات اداری سازمان ها باعث بروز مشکلاتی از قبیل زمان بر بودن مکاتبات و تحت کنترل نبودن گردش کار و .. می شود که در زیر به برخی از آنها اشاره می کنیم :