زبان Fa En دوشنبه 23 تیر 1399 ساعت 16 و 49 دقیقه

نداشتن نرم افزار اتوماسیون اداری چطور کسب و کار شما را تهدید میکند؟

نداشتن نرم افزار اتوماسیون اداری چطور کسب و کار شما را تهدید میکند؟

تغییر سیستمها و فرایندهای کاری از مهمترین تصمیمات برای مدیران، بشمار میرود. خصوصا اگر این تغییر، نیاز به سرمایه گذاری مالی هم داشته باشد.

شنبه 26 بهمن 1398 ساعت 15:47
امین فتحی

نداشتن نرم افزار اتوماسیون اداری چطور کسب و کار شما را تهدید میکند؟


اگر مشغول خواندن این مقاله هستید یعنی هوشمندی کسب و کارتان برایتان مهم است و بفکر ایجاد تغییرات مثبت هستید.ما سعی داریم در این مقاله شمارا با آسیب هایی که ممکن است بخاطر نداشتن نرم افزار اتوماسیون اداری کسب و کار شما را تهدید می کنند آشنا کنیم.با آگاهی از این ۵ خطر و تهدید بهترین تصمیم را برای آینده کسب‌وکار و کارمندان خود بگیرید:

1-عدم شفافیت و عادت به بی نظمی در سازمان:

با اتوماسیون کسب‌وکار میتوانید برای هر فرد یا فعالیت در مجموعه جای مناسبی پیدا کنید، گاهی بر اثر حجم زیاد کارها یا عدم ارتباط صحیح بین واحدهای کاری مختلف و حتی نیرو های بخش های مختلف، کارها و دستور العمل ها بدون اطلاع از دلیل اصلی متوقف می شوند

مشخص نیست چه مدت زمانی کار در دست یک نفر بوده؟ چه کسی مسئول تاخیر و عدم انجام کارهاست؟ و هیچکسی نمیداند چگونه این روال را درست کند.

اتوماسیون اداری با حذف بروکراسی، ثبت کامل مکاتبات و ارجاعات، امکان پیگیری سریع اسناد و بایگانی ها، امکان نظارت دقیق بر روند انجام کارها و… نشان میدهد هر فرد چه اقداماتی در جهت یک کار انجام داده و گلوگاه‌های کاری را مشخص میکند.

به این ترتیب با کارتابل و میزکار اتوماسیون دیگر کارها فقط در ذهن افراد نیست. در نهایت این ابزارها منجر به شفاف‌سازی وظایف کارمندان شده، فرایندهای سازمان را نظم بخشیده و سبب افزایش بهره‌وری خواهد شد. امکاناتی مثل مشاهده رویداد نامه ها به شما نشان می دهد هر نامه در چه زمانی به دست گیرندگان رسیده و چه زمانی توسط آنها مشاهده و یا ارجا داده شده.

 

۲- پروژه‌ها درگیر بهانه‌ تراشی های بین سازمانی میشوند

نبود یک سیستم مکانیزه ارتباطی میان سازمانها یا واحدهای مختلف، یکی از عوامل عدم پیشرفت پروژه ها می باشد. در انتها نیز فقط می شنوید: این کار من نیست! تقصیر من نبوده! همینی هست که هست! و لیستی از بهانه هایی جهت قدم برنداشتن برای انجام کارها.

با اتوماسیون اداری ، شما تعیین کنید چه کارهایی، به چه ترتیبی، توسط چه افرادی باید انجام شود و حتی برای انجام کارها زمان هم تعیین می کنید.

 

 

 

۳- نیاز به دسترسی سریع به افراد یا حضور فیزیکی آنها هستید و مدام برای نگهداری نیروهایی که امکان حضور ندارند میبایست چند برابر هزینه کنید

این اتفاق در سازمانهای بزرگ بیشتر دیده میشود. میزهای خالی که فقط ماهیانه حقوق دریافت میکنند! و البته بدتر از آن کار چندانی نیز از پیش نمی‌برند.

افرادیکه که کار در گرو آنهاست، اغلب در خارج از سازمان بوده یا با بهانه‌های مختلف کار را به تعویق می‌اندازند. اجازه ندهید افراد تهدیدی برای کسب‌وکارتان باشند.

با سیستمهای اتوماسیون اداری و فرایندها می توانید سیستم را واسط قرار دهید و به راحتی به حذف اشخاص غیرنیاز بپردازید.

حتی میتوانید با استفاده از نسخه موبایل اتوماسیون اداری، امکان دورکاری در بستر امن الکترونیکی را برای کارمندانتان فراهم کنید تا کارها را در خارج از سازمان (بدون نیاز به حضور افراد) نیز پیگیری کنید.

 

 

۴- با خروج یک پرسنل اطلاعات مجموعه شما از دست می رود و تا مسلط شدن نیروی جدید زمان زیادی هدر می رود

این مهم است که اجازه ندهید کسب و کارتان وابسته به اشخاص باشد.

– افراد با استفاده از ایمیل‌های شخصی شان، بخشی از اطلاعات مفید کسب‌وکارتان را منتقل می کنند و همه ی این اطلاعات برای همیشه در صندوق ایمیلشان باقی می ماند.

– فکس‌های دریافتی پس از پیگیری به چک نویس تبدیل شده یا دور ریخته می شوند و بایگانی مناسبی برای همه ی فکس ها وجود ندارد.

– بسیاری از ارتباطات سازمانی، شماره تلفنها و روند پیگیری ها فقط در سررسید کارمندتان ذخیره شده و یا در زمان مناسب به اطلاع مدیران نمی رسد.

 

یک نرم‌افزار اتوماسیون ادری می تواند اطلاعات، داده‌ها، اسناد و سوابق سازمان شما را یکپارچه کند. این سیستم امکان کار روی مکاتبات داخلی و قراردادها و... را بصورت تیمی برایتان فراهم می‌آورد. راه حل پیشنهادی اتوماسیون ایدا آل پردازش دایا  است.

شاید بزرگترین تفاوت سیستمهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها را نیز میتوان همین نگهداری سوابق و مستندات دانست.

 

۵-افراد سازمان از حدود زمانی گذر میکنند و فراموش کار می شوند

با اتوماسیون اداری میتوانید برای کارمندان خود اولتیماتوم کاری تعیین کنید. یادتان باشد شما مسئول مدیریت زمان کارمندانتان هستید.

به راحتی برای کارها و نامه‌ها “مهلت پاسخ” بگذارید. با سیستم “مدیریت امور” کارها را در زمان مشخص، به شخص موردنظر یادآوری کنید.

بدین ترتیب بدون ترس از فراموشی کارهایتان را پیگیری کرده، به دیگران تلنگر بزنید، توپ را در زمین صحیح خودش بیندازید، تا در نهایت کارها به موقع و درست انجام شود.

 


حالا به توجه به این پنج مورد آیا سرمایه گذاری برای نرم افزار اتوماسیون کار ارزشمندی است؟؟؟؟


 

تعداد بازدید : 142

ثبت نظر

ارسال