زبان Fa En یکشنبه 30 شهریور 1399 ساعت 14 و 51 دقیقه

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS

BPMS

نرم افزارهایی که پیگیری فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری را به صورت مکانیزه فراهم می کنند ، اتوماسیون اداری نامیده می شوند که اغلب با سیستم هایی همچون دریافت و ارسال فکس ، پیامک و ایمیل مرتبط هستند و سیستم کارتابل کاغذی و بایگانی را از امور روزمره ی اداری حذف کرده اند. در اتوماسیون اداری اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و استفاده از نرم افزاری مشترک به صورت یکپارچه سازماندهی می شوند.

چهارشنبه 1 خرداد 1398 ساعت 9:6

یکی از مواردی که امروزه مورد بحث بسیاری از کارشناسان در حوزه آی تی و فناوری می باشد نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS می باشد. حال باید به این نکته نگاه کنیم که آیا این دو مکمل یکدیگر هستند یا جدا از هم. در ادامه به این مقوله می پردازیم.

 

سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه کارکردی دارد؟

 

نرم افزارهایی که پیگیری فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری را به صورت مکانیزه فراهم می کنند ، اتوماسیون اداری نامیده می شوند که اغلب با سیستم هایی همچون دریافت و ارسال فکس ، پیامک و ایمیل مرتبط هستند و سیستم کارتابل کاغذی و بایگانی را از امور روزمره ی اداری حذف کرده اند. در اتوماسیون اداری اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و استفاده از نرم افزاری مشترک به صورت یکپارچه سازماندهی می شوند.

 

برخی از کاربردهای اتوماسیون اداری:

 

  • تنظیم ، ارسال و گردش نامه ها و مکاتبات مطابق دستورالعمل های اداری
  • ایجاد محدوده ی دسترسی مطابق با قوانین اسناد محرمانه
  • حذف کاغذ از سیستم های اداری
  • دسترسی آسان و سریع
  • صرفه جویی در هزینه
  • گزارش گری بسیار آسان

 

سیستم BPMS و کارکرد آن :

 

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یک رویکرد مدیریتی نوین به منظور همسوسازی فعالیت های سازمان برای جلب رضایت مشتری است و هدف آن بهبود مستمر فعالیت های سازمان محسوب می شود. یک فرآیند کسب و کار شامل شبکه به هم پیوسته ای از فعالیت هاست که توسط مجریان اجرا می شوند.

 

برخی از کاربردهای سیستم BPMS شامل موارد زیر می باشد:

 

  • شناسایی فرآیندهای موجود سازمانی ، بازمهندسی و طراحی فرآیند مطلوب برای پیاده سازی مکانیزه
  • مدل سازی فرآیند با شناخت زوایای مختلف فرآیند بازمهندسی شده
  • نظارت و کنترل اجرای فرآیند
  • پیاده سازی فرآیند با انتخاب ابزارهای نرم افزاری مناسب برای اجرای مناسب

 

نرم افزار BPMS

 

تفاوت های بین اتوماسیون اداری و BPMS :

 

اهداف اجرای سیستم ها :

 

مقصود از پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان ها ، ساماندهی و نظم بخشیدن به فرآیندهای مرتبط با سازمان الکترونیکی دبیرخانه می باشد. واحدهایی که نیاز به مکاتبات داخلی باهم دارند و یا در فرآیند تولید نامه صادره و یا ثبت نامه وارده و پیگیری آنها درگیری دارند از این نرم افزار استفاده می کنند. در حالی که هدف از اجرای نرم افزار BPMS ، ساماندهی ، اجرا و بهبود فرآیندهای سازمانی می باشد که ممکن است برخی بسیار عمومی و برخی بسیار تخصصی باشند.

 

روش استقرار و اجرا :

 

معمولا استقرار و اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری طی یک برنامه از پیش تعیین شده با توجه به حدود و ثغور یک سازمان قابل ارائه خواهد بود . در حالی که در BPMS حیطه نفوذ کاملا متفاوت بوده و با توجه به پیچیدگی فرآیند قابل رائه خواهد بود.

اتوماسیون اداری سازمان را از کارتابل کاغذی بی نیاز می سازد اما در مقابل این مزیت ها قابلیت گردش خودکار ندارد و اگر گیرندگان مراحل مختلف فرآیند در یک سازمان از قبل پیش بینی شده باشند ، نرم افزار BPMS در آن سازمان بهتر عمل می کند.

مساله اصلی در عدم اقبال به بهره گیری از نرم افزار BPMS این است که از بعد هزینه های مالی و منابع انسانی ، پیاده سازی ساختار کامل مکاتبات اداری بر اساس این نرم افزار به صرفه نمی باشد.

نرم افزار BPMS در سازمان های ایزومحور که فرم های مشخصی برای روال اداری تعریف کرده اند و سیستم گردش نامه ها هم در قالب فرآیند پیگیری می شود بهینه تر عمل می کند ، اما سازمان هایی که گردش نامه در آنها محوریت دارد بهتر است از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنند.

اتوماسیون های اداری مانند BPMS ها نمی توانند مانع از انجام کارهای تکراری توسط پرسنل گردد. همچنین نسبت گردش کارهای سازمان توسط اتوماسیون ادرای بسیار کندتر از BPMS ها می باشد.

 

ریسک های اجرای BPMS نسبت به اتوماسیون اداری :

 

برای اجرای این نرم افزار باید مواردی را در نظر گرفت که میزان ریسک اجرای آنرا کم کند.

  1. در صورتی که مدیریت یک شرکت اعتقادی به استفاده از سیستم ها در حوزه فن آوری اطلاعات نداشته باشد به سراغ ان نروید زیرا عدم انتقال مدیریت به لایه های پایین تر شرکت نیز منتقل می شود و عملا استفاده از سیستم را متوقف می کند.
  2. زیرساختهای فناوری اطلاعات مانند فضای سخت افزاری و شبکه باید متناسب با تعداد استفاده کنندگان از نرم افزار نباشد و در صورت بالا رفتن اطلاعات نرم افزار باید سخت افزار و شبکه را با آن متناسب کرد.
  3. برای خرید نرم افزار حتما به دنبال شرکتی باشید که خودش تولید کننده این سیستم ها باشد و وابستگی به شرکت های خارجی نداشته باشد و شرکت های فروشنده این نرم افزار باید مشتری را از بابت نوع و نحوه ذخیره سازی اطلاعات راحت کنند.
  4. برخی از مدیران تصور می کنند که با این نرم افزار می توانند فرآیندها را از صفر تولید کنند . در حالی که فرآیندها باید وجود داشته باشد و با BPMS اجرا کنند.
  5. انتخاب پروژه اولیه برای اجرا در نرم افزار BPMS بسیار مهم می باشد. شناسایی فرآیند کسب و کاری روشن یکی از مهم ترین عوامل در موفقیت پروژه می باشد.

 

پیاده سازی سیستم مدیریت کسب و کار بر اساس اتوماسیون اداری :

 

گردش اطلاعات در یک سازمان به منظور تامین نیازهای اطلاعاتی امری ضروری می باشد . این امر مستلزم تولید سرفصل های اطلاعاتی در ساختاری استاندارد می باشد. تمامی متن ها و نامه ها باید از ساختاری یک دست برخوردار باشند تا از نفوذ سلایق مختلف جلوگیری شود . سیستم مدیریت فرآیند بر پایه فرم می باشد و به راحتی می توان مشاهده کرد که برای رسیدن به فرم مطلوب در یک سازمان باید از مسیر اتوماسیون اداری عبور کرد. در واقع قابلیت های اتوماسیون اداری به خوبی این اجازه را می دهد که در کنار سیستم مدیریت فرآیند کسبو کار جوابگوی تمامی نیازهای یک سازمان باشد.

در نتیجه تمامی این حرف ها می توان گفت نرم افزار BPMS و اتوماسیون اداری مکمل یکدیگر هستند و یک سازمان بلافاصله بعد از راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری باید به سمت نرم افزار BPMS برود. وقتی شرکت های متوسط و کوچک فرآیندهای اتوماسیون اداری شان را در سیستم BPMS پیاده می کنند این فرصت برایشان فراهم می شود که سایر فرآیندهای شرکت خود را در این ابزار مکانیزه کرده و از مزایای بسیار آن بهره مند شده اند.

تعداد بازدید : 763

ثبت نظر

ارسال