Fa En یکشنبه 1 اردیبهشت 1398 ساعت 5 و 3 دقیقه

اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری

همواره بالا بردن سرعت انجام کارهای روتین و در نتیجه بالا بردن بهره وری سازمان از جمله علاقه مندی های مدیران موفق می باشد. در طول روز کاری در یک سازمان معمولا وقا بسیار زیادی صرف مکاتبات و پاسخگویی درخواست ها می شود . بررسی های انجام شده نشان می دهد که در سازمان های سنتی فقط 30% زمانی که صرف انجام فرآیندهایشان می شود منجر به دریافت ارزش افزوده شده و 70% دیگر تنها اتلاف وقت و هزینه است.

یکشنبه 25 فروردین 1398 ساعت 15:37

همواره بالا بردن سرعت انجام کارهای روتین و در نتیجه بالا بردن بهره وری سازمان از جمله علاقه مندی های مدیران موفق می باشد. در طول روز کاری در یک سازمان معمولا وقا بسیار زیادی صرف مکاتبات و پاسخگویی درخواست ها می شود . بررسی های انجام شده نشان می دهد که در سازمان های سنتی فقط 30% زمانی که صرف انجام فرآیندهایشان می شود منجر به دریافت ارزش افزوده شده و 70% دیگر تنها اتلاف وقت و هزینه است.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری محدوده گسترده ای از تعاملات و پاسخگویی به حجم وسیعی از فرآیندهای سازمان ها را شامل می شود. این مجموعه که کاربرد آن از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی تسری یافته ، از ضریب نفوذ بالایی در سازمان ها برخوردار است.

در مجموع برای اتوماسیون اداری تعاریف گوناگونی آمده که به برخی از آن ها می پردازیم.

  • سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبنی بر کامپیوتر است که وظیفه جمع اوری ، ذخیره و توزیع مستندات ، پیام های الکترونیک و سایر فرم های ارتباطات اداری را بین افراد ، گروه های کاری و سازمان ها بر عهده دارد که بیشتر این سیستم ها معمولا شامل نرم افزارهای پردازش کلمه ، تصویر برداری مستندات و ... می باشد.
  • عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزارها و روش هایی که برای فعالیت های دفتری به کار برده می شود گفته می شود که امکان پردازش داده های نوشتاری ، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیوتر امکان پذیر می کند. اتوماسیون اداری به دلیل فراهم آوردن ابزارهایی جهت ساده سازی ، بهبود و خودکارسازی فعالیت های درون سازمان مانند مدیریت داده های اداری ، هماهنگی جلسات و ... به وجود امده است.
  • در تعریف ویکی پدیا واژه office automation آمده که به معنی : نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد ، جمع اوری ، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می گیرند. ذخیره سازی داده های خام ، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک ، فعالیت های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری می باشند.

در حوزه اتوماسیون اداری مجموعه دیدگاه ، علاوه بر پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات مورد نیاز برای تولید و گردش نامه ها و مکتوبات اداری ، امور مربوط به مدیریت زمان پرسنل ، مدیریت کارها ، جلسات و اطلاعات سازمان ها را نیز تحت پوشش قرار میدهد. در این مجموعه ، امکانات ارجاع کار و اطلاع از روند پیشرفت کارهای ارجاعی برای سطوح متفاوت مدیران میسر می گردد. لایه یکپارچه کنترل کاربری نیز کارکرد بخش های مختلف سیستم را در دو جنبه امنیت اطلاعات و حقوق دسترسی کاربران مدیریت می نماید.

اتوماسیون اداری فرمولی جدید جهت طبقه بندی ، تبادل ، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست و پاگیر و مرسوم اداری و همچنین با هدف صرفه جویی در زمان و مواد اولیه مصرفی ایجاد می شود.

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری ، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه ، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی ، افزایش ضریب امنیت اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از بارزترین ویژگی های به کارگیری اتوماسیون اداری می باشد.

اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری شامل چه بخش هایی است؟

یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش ها و مازول های مختلفی تشکیل شده است. امروزه این سیستم ها تکامل یافته و بسیاری از فعالیت های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می دهند.

دبیرخانه :

اصلی ترین بخش یک سیستم اتوماسیون ادرای بخش مربوط به دبیرخانه ان می باشد که شامل فرآیندهای ثبت نامه ، ارجاع ، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته اولیه و اساسی این سیستم ها می باشد. در این بخش کارهای متفاوتی نظیر اسکن ، ورود اطلاعات ، ثبت اندیکارتور ، توزیع و پیگیری چرخه نامه های دریافتی تا تهیه پیش نویس ، امضا ، ثبت و چاپ نامه های ارسالی انجام میگیرد. در این سیستم از ابزارهای گوناگونی مانند اسکر ، چاپگر ، قلم نوری ، فکس ، مودم ، ایمیل سرور و ... استفاده می شود.

فرم ساز و موتور گردش فرم :

نامه ها تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی مکاتبات سازمان ها در قالب فرم های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان ها گردش پیدا می کنند. به همین دلیل بخش فرم ساز و گردش فرم در اتوماسیون اداری ساخته شده است که وظیفه طراحی انواع فرم های سازمانی و گردش آن ها را در قالب جریان های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت ، نگه داری و بازیابی اطلاعات این فرم ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می شوند.

مدیریت جلسات :

برنامه ریزی جلسات ، قرارهای کاری ، پیگیری و مدیریت آن ها و نگهداری مستندات مربوط به آن ها از جمله مهم ترین بخش کارهای اداری یک سازمان می باشد و زمان زیادی را به خود اختصاص می دهد. این بخش شامل تقویم کاری ، مدیریت جلسات و قرارهای کاری ، مدیریت فعالیت ها و پروژه ها و .. می باشد.

آرشیو الکترونیک :

با گذشت زمان و افزایش تعداد مستندات نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن ها وجود دارد. بیشتر اتوماسیون های اداری بخشی به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات را دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می کنند.

پرتال مکاتبات برون سازمانی :

با فراهم آمدن بستری بر مبنای شبکه های کامپیوتری باعث شده است دولت و سازمان ها به منظور کاهش هزینه ایاب و ذهاب و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع و پیگیری سریع را در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند. به همین دلیل بخش پرتال برون سازمانی نیز به اتوماسیون اداری اضافه شده است.

کارتابل آفلاین :

این سیستم ها به دلیل پراکندگی جغرافیایی سازمان ها و نوع دسترسی به آن ها تنوع پیدا کرده اند. برخی از آن ها تحت وب و برخی دیگر در شبکه محلی قابل دسترس هستند. برای نوه تحت وب آن قسمت هایی در نظر گرفته شده است که در صورت آفلاین بودن نیز کار کند تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت نیست بتوان به اطلاعات دسترسی پیدا کرد.

بخش های دیگری نیز در سیستم اتوماسیون اداری اضافه شده اند که شامل :

  • صندوق پیام
  • گزارش ساز
  • سامانه ارسال پیام کوتاه
  • سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک

می باشد.

تعداد بازدید : 23

ثبت نظر

ارسال