زبان Fa En یکشنبه 30 شهریور 1399 ساعت 15 و 47 دقیقه

بهترین ابزارهای رایج در زمینه اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری| سیستم اتوماسیون اداری| نرم افزار| اتوماسیون

امروزه ابزار های رایج در زمینه اتوماسیون اداری با استقبال بسیار زیادی در تجارت و سازمان ها روبرو شده است در واقع به کار گیری این ابزارها موجب سهولت، نظم و صرفه جویی در زمان انجام کار کارکنان گردیده است و تحولی عظیمی را در زمینه مدیریت برنامه و وظایف سازمانی ایجاد کرده است.

دوشنبه 9 دی 1398 ساعت 10:46

 در دنیای امروز و با توجه به پیشرفت های گسترده ای که در زمینه های مختلف به وجود آمده است، کمترین تجارتی را می توان یافت که بدون استفاده از سیستم های کارآمد اتوماسیون اداری مشغول به فعالیت باشد. کارکنان در جوامع امروزی فضای کاری را به عنوان یک فضایی کارآمد در نظر خواهند گرفت که نه  تنها زمینه را برای انجام فعالیت های آن ها مهیا کرده است بلکه نحوه انجام امور سازمانی را نیز متحول نموده است.

کارکنان امروزی به محیط هایی که با استفاده از سیستم های خودکار راه اندازی شده اند، واکنش بسیار خوبی نشان می دهد. کارکنان در جوامع امروزی به دنبال محیطی هستند که انجام کارها را با سهولت همراه کرده باشد. در واقع در دنیای امروز شما به سختی می توانید نیرویی را بیابید که حاضر باشد زمان گرانبهای خود را صرف مدیریت سامانه ها و سیستم های اداری در تجارت ها و ادارات کند.

از این رو می توان گفت سیستم ها و نرم افزار های مورد استفاده در سیستم های اتوماسیون اداری به خوبی از عهده این وظایف برآمده اند. این سیستم ها تحولی را در زمینه مدیریت برنامه ها و وظایف سازمانی به وجود آورده اند. وجود این سیستم ها در سازمان هایی که از بانک اطلاعاتی، پایگاه داده ها و برنامه های تخصصی برخوردار است به شدت ضروری می باشد.

 از این گذشته ابزار ها و سیستم های به کار رفته در زمینه پیاده سازی سیستم ها اتوماتیک، ویژگی ها و امکانات بسیاری را در اختیار مدیریت منابع انسانی سازمان ها قرار داده است. شما برای آن که بتوانید نهایت استفاده را از این سیستم ها ببرید باید ویژگی ها و برنامه های کاربردی سیستم خود را بر اساس نیاز های اولیه سازمان برگزینید.

 

 

اتوماسیون اداری| سیستم اتوماسیون اداری| نرم افزار| اتوماسیون| تکنولوژی و اتوماسیون اداری

 

 

تکنولوژی و اتوماسیون اداری

 

به گفته یکی از مدیران ارشد در یکی از تجارت های بزرگ شرق آسیا" تکنولوژِی کار و مفهوم کار را از دیوار ها و مرز های سازمانی فراتر برده است". در واقع این گفته به این معنا است، کار و فعالیت های شغلی محدود به فضای کاری شما نمی شوند. وظایف شما محدود به موقعیت مکانی تجارت شما نیست. بلکه فعالیت شغلی شما همان وظایف شما هستند. تکنولوژی جدید با استفاده از راهکار ها و ابزار های جدید به یاری تجارت ها و سازمان ها آمده است تا ادارات هوشمندی را به وجود آورد. این ادارات هوشمند شرایط مطلوبی را برای انجام وظایف کارکنان در اختیار آن ها را می دهند. به این ترتیب کارکنان می توانند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری و در هر مکان و زمانی، به بهترین شکل ممکن وظایف خود را به انجام برسانند.

در واقع اتوماسیون اداری با هدف افزایش انعطاف فضای کاری به وجود آمده است. این سیستم ها انتخاب های بیشماری را در اختیار کارکنان قرار می دهند و انجام وظایف محول شده را به شدت ساده خواهند کرد. به این ترتیب، زندگی شما و کارکنان به شدت آسان تر و دلپذیر تر خواهد شد. در صورتی که تاکنون از این سیستم ها در تجارت خود استفاده کرده اید، بهتر است در نزدیک ترین زمان ممکن برای استفاده از این سیستم ها وارد عمل شوید. در ادامه به برخی از ابزار های محبوب در حوزه اتوماسیون اداری اشاره خواهیم کرد. این ابزار روند انجام کار را در تجارت شما دگرگون خواهند کرد.

 

 

اتوماسیون اداری| سیستم اتوماسیون اداری| نرم افزار| اتوماسیون| مدیریت کارکنان

 

 

مدیریت کارکنان

 

رسیدگی به رسید ها و پرداخت ها با  Expensify

 

با استفاده از این ابزار دیگر نیازی به جمع آوری رسیدها و فاکتورهای متعدد نخواهد بود. این موضوع برای بسیاری از کارکنان عذاب آور خواهد بود. چرا که تمام اعضای تیم تجاری شما در هنگام شرکت در سفر ها کاری با کوله باری اندوخته از برگه ها متعدد به نزد امور مالی شرکت شما خواهند رفت، تا به مطالبات مالی آن ها رسیدگی شود.

رسیدگی به درخواست ها و محاسبه و طبقه بندی این رسید ها کاری بسیار زمان بر خواهد بود. این نرم افزار از تلنبار شدن حجم انبوهی از کاغذ ها در بخش مالی تجارت یا سازمان ممانعت خواهد کرد. از این گذشته کارکنان با استفاده از نرم افزار Expensify می توانند تمامی هزینه های انجام شده را در هنگام سفر و خارج از سازمان در بخش مالی تجارت به ثبت برسانند. آن ها برای این کار تنها به گوشی تلفن خود نیاز خواهند داشت.

برای این منظور، کارکنان می توانند وارد Expensify شده و سپس تصاویر رسیدها و فاکتورهای دریافتی خود را ارسال کنند. این نرم افزار به صورت خودکار اقدامات لازم برای رسیدگی به رسید ها را به انجام خواهند رساند به این ترتیب این نرم افزار تا حد زیادی از اتلاف زمان نیرو های انسانی اجتناب کرده است.

 

ذخیره سازی فایل ها با استفاده از Nexenta

 

همزمان با پیشرفت های به وجود آمده در تجارت خود، شاهد افزایش حجم اطلاعات موجود در تجارت  خود خواهید شد. یکی از بزرگترین چالش های پیش روی تجارت ها و سازمان های مختلف یافتن راهکاری برای ذخیره سازی مناسب این اطلاعات است به این ترتیب می توان گفت، یکی از ارزشمندترین موهبت هایی که به واسطه سیستم های اتوماسیون اداری در تجارت ها به وجود آمده است؛ مدیریت اطلاعات و داده های موجود در سازمان و تجارت مورد نظر است. 

امنیت در ذخیره فایل های موجود در تجارت نقش کلیدی را ایفا می کند. این اطلاعات سوابق تجارت را در خود گنجانده و از این گذشته تمامی الگو ها و ساختارهای تجاری سازمان مورد نظر را نیز در خود نهفته است. تمامی اطلاعات  مربوط به مشتریان و ارباب رجوعان پیش بینی های انجام شده در خصوص رفتار هر یک از مشتریان نیز در این فایل های ذخیره شده است. به همین دلیل مدیران سازمانی بیش از هر کس دیگری از ابزار هایی نظیر Nexenta استقبال کرده اند. این نرم افزار از  پلتفرمی ساده و بسیار انعطاف پذیر برخوردار است.  نحوه کار با این نرم افزار بسیار آسان است. شما با استفاده از این پلتفرم دیگر نیازی به نگرانی از بابت اطلاعات و داده ها ذخیره شده در سازمان خود نخواهید داشت.

 

 

اتوماسیون اداری| سیستم اتوماسیون اداری| نرم افزار| اتوماسیون| امکانات اتوماسیون اداری

 

 

انتقال فایل ها و اطلاعات با استفاده از Ipswitch

 

 در فواصل زمانی متفاوت، انتقال فایل ها در سازمان ها و تجارت ها ضرورت می یابد. اما در واقع اطلاعاتی که در سازمان ها ذخیره سازی می شود، تمام اطلاعات بسیار محرمانه ای در خصوص سازمان و مشتریان سازمان و تجارت مورد نظر هستند. به همین دلیل یکی از مهم ترین عوامل در انتقال فایل ها، تامین امنیت فایل ها و اطلاعات در هنگام انتقال است. از این رو نرم افزار Ipswitch به عنوان یکی از نرم افزارهای ارزشمند در سیستم های اتوماسیون اداری به یاری تجارت ها آمده است. این نرم افزار نگرانی مدیران تجارت ها و سازمان ها را به کلی برطرف کرده  است.

نرم افزار فوق در تمامی موارد و برای تمام افراد قابل استفاده است. افرادی که در زمینه ابداع نوآوری های نوین فعالیت دارند و حتی افرادی که تنها برای سهولت در انتقال اطلاعات با دیگر افراد از تکنولوژی بهره می برند می توانند به خوبی از مزایا و امکانات موجود در این نرم افزار بهره مند شوند. از این گذشته شما با استفاده از این نرم افزار ها می توانید با دقت بسیار بیشتری بر روند انتقال داده ها و فایل های خود را زیر نظر داشته باشید.

 

تهیه فایل پشتیبانی با استفاده از Seafile  

 

با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی به نگرانی بابت گم شدن فایل ها و اطلاعات وجود نخواهد داشت.  این نرم افزار با استفاده از ابزارهای همگام سازی فوق پیشرفته خود می تواند همواره تمامی جزئیات موجود در سامانه شما را ذخیره سازی کند. با استفاده از این نرم افزار در سیستم اتوماسیون اداری خود می توانید فایل های پشتیبان را در همان لحظه تهیه کنید. از این گذشته ابزارها و امکانات موجود در این سامانه به شما اجازه می دهد، فایل های موجود در تاریخچه خود را بازیابی کنید.

 

مدیریت امکانات با استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری

 

مدیریت دسترسی ها با استفاده از Kisi

 

همزمان با پیشرفت تجارت و سازمان شما، تعداد کارکنان در تجارت شما افزایش می یابد. از این گذشته همواره افراد متعددی وارد تجارت شما می شوند. از طرف دیگر، زمانی که یکی از کارمندان تجارت شما را ترک می کند شما باید دسترسی های آن فرد را به اطلاعات موجود در سازمان خود محدود کنید.

نرم افزار فوق امکان دسترسی افراد و کارکنان را از طریق گوشی های هوشمند ممکن کرده است. با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی به صرف هزینه های بیهوده برای چاپ کارت های الکترونیک برای کارکنان شرکت نخواهد بود. به این ترتیب، کارکنان و افراد شاغل در تجارت شما می توانند برای عبور و مرور و تردد در شرکت از نرم افزار فوق استفاده کنند. به این ترتیب در هزینه ها تجارت صرفه جویی شده و ضریب ایمنی سازمان نیز به شدت افزایش می یابد.

 

 

اتوماسیون اداری| سیستم اتوماسیون اداری| نرم افزار| اتوماسیون| مدیریت امکانات سیستم اتوماسیون اداری

 

 

مدیریت بازدیدکنندگان سازمان با استفاده از نرم افزار Ring

 

خانه های مسکونی تنها محل هایی نیستند که پذیرایی میهمانان متعددی هستند. سازمان ها و تجارت ها نیز در فواصل زمانی متفاوت میزبان میهمانان و بازدیدکنندگان بسیاری خواهند بود. مدیریت این مهمانان و بازدیدکنندگان یکی از چالش های اساسی در سازمان ها و تجارت ها به شمار می رود. چرا که هر زمان که زنگ در به صدا در می آید، مسائل امنیتی در تجارت مطرح خواهد شد. 

شما با استفاده از برنامه Ring می توانید پشت درهای بسته تجارت خود را مشاهده کنید. این برنامه با نمای بازی از درب ورودی تجارت را در اختیار شما قرار می دهد. این نرم افزارها امکان تشخیص حرکت و ضبط تصاویر را فراهم می آورد. از این گذشته شما می توانید با استفاده از گوشی های هوشمند خود به این نرم افزار دسترسی داشته باشید. به این ترتیب حتی زمانی که در شرکت یا سازمان حضور داشته باشید نیز از مراجعه بازدیدکنندگان متفاوت اطلاع پیدا خواهید کرد.

 

خدمات با نرم افزار Managed by Q

 

هیچ چیز ناراحت کننده تر از مراجعه به محیط کاری بی نظم و نامرتب نیست. علاوه بر این تصویر سینکی مملو از ظرف های نشسته نیز می تواند بسیار ناامید کننده باشد. تمام این موارد می تواند تمرکز کارکنان را بر هم بزند. نظافت محیط کار یکی از هزینه های مازاد در تجارت ها به شمار می رود. اما از آنجایی که نظافت می تواند روند انجام کار ها در تجارت با اختلال مواجه کند بنابراین نظارت سازمان ها و تجارت ها تبدیل به چالش بزرگی شده است.

این نرم افزار در راستای رفع این مشکل روی کار آمده است. این نرم افزار برنامه مرتب و مدونی را برای نظافت شرکت در نظر خواهد گرفت. به این ترتیب شما دیگر نیازی به نگرانی از بابت رزرو نیروهای خدماتی و تعیین زمان مناسبی برای انجام نظافت نخواهید داشت.

 

مدیریت اعضا با استفاده از Wild Apricot

 

این نرم افزار یکی دیگر از نرم افزار های قدرتمند در حوزه اتوماسیون اداری به شمار می رود. این نرم افزار از توانایی بسیار خوبی برخوردار است.  خدمات مربوط به پرداخت آنلاین و همین طور امکانات مورد نیاز برای مدیریت اعضا به خوبی در این نرم افزار جای گرفته است.

انجمن ها و کلوپ های موجود در سازمان ها و تجارت ها به شدت از این نرم افزار ها استقبال کرده اند. علاوه بر مزایای استفاده از این نرم افزارها در شرکت ها و سازمان ها، می توان این نرم افزارها ابزار بسیار مناسبی برای استفاده در باشگاه های بدنسازی و شرکت های کوچک به شمار آورد.

 

زمانبندی و رزرو سالن های کنفرانس با Robin

 

آیا تا به حال برای یافتن سالنی برای کنفرانس به مشکل برخورده اید. یافتن سالن کنفرانس با استفاده از این نرم افزار بسیار آسانتر شده است. این نرم افزار تمام اطلاعات مربوط به بهترین سالن های موجود را در اختیار شما قرار می دهد. علاوه بر این امکانات و تجهیزات موجود در سالن ها نیز در اختیار شما قرار می گیرد. به این ترتیب شما می توانید در کمترین زمان ممکن و با استفاده از اطلاعات دقیق این نرم افزار در جهت رزرو سالن کنفرانس مورد نظر خود اقدام کنید.

سیستم اتوماسیون اداری به شما این امکان را می دهد که با توجه به نیاز های خود بهترین سالن کنفرانس را برای برگزاری همایش های مورد نظر خود رزرو کنید.

 

اتوماسیون اداری| سیستم اتوماسیون اداری| نرم افزار| اتوماسیون| رزرو سالن کنفرانس در سیستم اتوماسیون اداری

 

 

تعداد بازدید : 213

ثبت نظر

ارسال