زبان Fa En شنبه 14 تیر 1399 ساعت 22 و 0 دقیقه

7 تصور اشتباه در مورد سیستم اتوماسیون اداری

7 تصور اشتباه در مورد سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری بر خلاف تصور های رایج، به منظور حذف نیروهای انسانی مورد استفاده قرار نمی گیرد. اتوماسیون اداری در تجارت ها قدرت تصمیم گیری را در اختیار ندارد. این شما هستید که تصمیم نهایی را با اتکا بر اطلاعات به دست آمده از سیستم های اتوماسیون اداری، اتخاذ می کنید. این سیستم نقش ناظری دقیق و تیزبین را در تجارت شما بر عهده می گیرد که تمام اطلاعات حیاتی را در اختیار شما قرار می دهد.

دوشنبه 4 فروردین 1399 ساعت 18:47

احتمالا با اسامی ترس های رایجی که گریبان بشر را می گیرند، آشنا هستید؛ ترس هایی از قبیل ،هراس از عنکبوت یا ترس از فضاهای بسته، اما آیا تا به حال نام ترس از روبرو شدن با ناشناخته ها به گوشتان رسیده است؟


اگر از جمله کاربرانی هستید که فعالیت خود را از زمان برنامه هایی مانند AS400 با صرف ساعت ها وقت و انرژی مضاعف آغاز کرده اید، منطقی است که ازشنیدن نام اتوماسیون وحشت زده شوید. احتمالا در طول های سالیان درازی که در این حرفه مشغول به کار بوده اید، شایعاتی مبنی بر ناکارآمدی سیستم های اتوماسیون اداری به گوش شما رسیده است. یا شاید شما هم از آن دسته افرادی هستید که باور دارند، تا چیزی خراب نشده است نیازی به گزینه جایگزین نیست.


اتوماسیون اداری، حوزه ای نیست که فاقد سازماندهی و طبقه بندی باشد. به همین دلیل، متخصصان و کارشناسان متعددی سالیان دراز است که عمر خود را صرف ارائه راهنمایی به افرادی مانند شما کرده اند.

 

Business-automation-software

 

تیم متخصصان ما، روزانه صد ها دلیل متفاوت برای اجتناب از استفاده سیستم اتوماسیون اداری می شنوند. با این حال ما موفق شده ایم، راهنمایی های لازم را در اختیار هزاران متخصص فناوری اطلاعات قرار داده ایم، تا اطلاعات لازم را در مسیر انجام امور سیستم های اتوماسیون اداری در اختیار داشته باشند.


در آمریکا حداقل دو گونه عنکبوت مرگبار وجود دارد ( در حالی که 40 هزار نوع عنکبوت موجود در این قاره زهری کشنده دارند). یک انسان معمولی می تواند نفس خود را به مدت 1 دقیقه حبس کند ( در حالی که رکورد جهانی از 24 دقیقه نیز تجاوز می کند)_ اگر منطقی با این ترس ها روبرو شوید در می یابید، ساده ترین راهکار در راستای مقابله با ترس ناشی از مواجهه با ناشناخته ها، کسب آگاهی است.


1. اتوماسیون اداری سیستم ناظر است


نظارت اهمیت دارد. اما این تنها نخستین گام در اتوماسیون اداری است. زمانی که صحبت از زیر نظر داشتن به میان می آید، باور عمومی حاکی از این است که شما حتما باید فردی را به منظور انجام این وظیفه در فروشگاه خود گماشته باشید.
اما نظارت در واقع به انجام دادن کاری اشاره نمی کند، این بدان معناست یک سیستم اتوماسیون اداری تصمیم گیری را بر عهده ندارد. بلکه انسان ها با استفاده از اطلاعاتی که در این سیستم ها گردآوری می شود، تصمیمات کاربردی و راه گشایی را اتخاذ می کنند. به این ترتیب حتی پس از اینکه تمام نیرو های متخصص و خبره بازنشسته شدند نیز شما همه راه به اطلاعات گرانبهای تجارت خود دسترسی خواهد داشت.

free-automation

 

2. راهکارهای رایگان یا درونی بهترین راهکارهای موجود هستند.


ضرب المثل معروفی وجود دارد که می گوید، هر چقدر پول بدهید، آش می خورید. ابزار های رایگان، ابزارهای کامل و انعطاف پذیری نیستند. این ابزار ها در تمام پلتفرم ها به خوبی اجرا نمی شوند. از این گذشته، اگر با مشکلی مواجه شوید نیز خبری از پشتیبانی و حمایت تیم پشتیبان در کار نخواهد بود.


ابزارهایی که درون سازمان شما ایجاد و به کار گرفته می شوند، آشوب بزرگی را به دنبال خواهند داشت. چرا که این برنامه ها غالبا از تقویم ها و برنامه ریزی ها متفاوتی استفاده می کنند که برخی از این برنامه ریزی ها توسط ابزارهای درون سازمانی روی کار آمده اند در حالی که دیگر برنامه ها به منظور استفاده در اپلیکیشن ها و نرم افزارهای متفاوتی مورد استفاده قرار می گیرند.


از این رو می توان گفت یکی از بزرگترین نقایص ابزارهای درون سازمانی در مقایسه با سیستم های اتوماسیون اداری، عدم هماهنگی و سازگاری با دیگر نرم افزار های موجود است. این ابزارها فاقد گزارش گیری های دقیق و سیستم اطلاع رسانی وظایف هستند. این ویژگی در تجارت هایی که بر پایه انجام پروژه های بلندمدت و غیر متعارف استوار است، بسیار ضروری است.


3. راه کارهای شرکت های واسطه بسیار پیچیده است.


آخرین باری که یک خودروی فاقد سیستم A/c خریداری کردید که همچنان از دستگیره های شیشه بالابر استفاده می کند، چه زمانی بود؟ امکانات بیشتر به معنای پیشرفت سریع تر و ساده تر است. امکاناتی که در تبلیغات های ارائه شده در زمینه سیستم های اتوماسیون در اختیار شما گذاشته می شود، هر زمانی که به آن نیاز داشته باشید، در دسترس شما قرار دارد و مطمئن باشید که به این امکانات نیاز پیدا می کنید.


اگر نحوه استفاده از یک نرم افزار به دقت به کاربران آموخته شود، دیگر قدرتمند بودن برنامه به معنای پیچیده بودن آن نیست. علاوه بر این، برنامه های اتوماسیون اداری از قابلیت پشتیبانی برخوردار هستند. به این ترتیب هر زمان که با مشکلی روبرو شوید، می توانید از کمک گروه پشتیبانی بهره مند شوید.

small-business-automation-software

4. ارزش زمانی که صرف می کنید از اموری که اجرا می کنید به مراتب بیشتر است.


اجرای امور متفاوت در تجارت نیازمند صرف دو نوع از با ارزش ترین منابع تجارت است: نخست زمان و دیگری منابع. اما شما حق انتخاب دارید؛ می توانید منابع خود را در راستای استفاده از ابزاری که یک بار برای همیشه اجرای امور را در تجارت شما بر عهده بگیرد، صرف کنید. از طرفی هم می توانید، به روال خود ادامه دهید و بارها و بارها با مشکلات ناشی از استفاده از ابزارهای ناکارآمد مواجه شوید.


تصمیم با شماست؛ می توانید تنها با یک سرمایه گذاری کوچک، از یک مجری تمام عیار که تجربه و تخصص شرکت تأمین کننده را نیز با خود به همراه خواهد داشت، استفاده کنید. با استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری با خطاهای متداول در هنگام راه اندازی پروژه ها خداحافظی می کنید. از این گذشته چنین برنامه ای، به استفاده بهینه از منابع تجارت شما نیز ختم می شود. تیم متخصصان فناوری اطلاعات تجارت با برخورداری از چنین برنامه ای، زمان و انرژی خود را در جهت پیشرفت تجارت به کار خواهند گرفت.


5. با استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری، خود را از روند انجام کارها خارج می کنید.


البته کاملا بر عکس است. اگر این موضوع شما را نگران می کند باید بگویم، مسیر اشتباهی را انتخاب کرده اید. در سیستم های رایانه ای همه چیز به خودکار بودن و اتوماسیون مرتبط می شود. به ندرت یک تیم فناوری اطلاعات مملو از تکنسین ها است، حتی مواردی تعداد کارشناسان حاضر در این تیم ها به اندازه کافی نیست.
شما یا باید از سیستم های اتوماسیون اداری استفاده کنید یا خود را در یک چرخه 24 ساعته که در تمام روزهای هفته نیز در جریان است، گرفتار خواهید کرد. به این ترتیب، باید به صورت دائم سیستم ها زیر نظر داشته باشید و حتی در ساعات پایانی شب نیز مشغول مدیریت وظایف کارکنان خود باشید. در عوض ما به شما پیشنهاد می دهید که در استفاده از سیستم ها اتوماسیون خبره شوید. در این صورت بی شک شاهد رونق چشمگیری در تجارت خود خواهید بود.

 

6. سیستم اتوماسیون اداری به توجه و رسیدگی نیاز ندارد.


خیر، این تصویر کاملا اشتباه است. تصور اینکه یک نرم افزار هرگز به مراقبت های ثانویه نیاز ندارد، بسیار دلگرم کننده است. اما در واقعیت گزارش گیری دقیق و دریافت خلاصه عملکرد نرم افزارها در این سیستم ها بسیار ضروری است. از آنجایی که تجارت ها همواره در حال تغییر و تحول هستند، باید به تغییرات لازم را در سیستم اتوماسیون عمل آورید. به این ترتیب شما به عنوان کارشناس این سیستم ها نیازی به بررسی روزانه تنظیمات نخواهید داشت، اما لازم است که در پایان هر هفته تنظیمات سیستم را مورد بررسی قرار دهید.


7. اتوماسیون یک شبه در سیستم شما اتفاق می افتد.


به یاد داشته باشید که اتوماسیون اداری یک مسیر تازه است و نه یک مقصد. تیم فناوری اطلاعات تجارت ها همواره در حال فعالیت هستند. در حقیقت وظایف این تیم هرگز به پایان نمی رسد. در حقیقت ما هم تغییراتی که در سیستم به عمل می آید، زیر نظر افراد تیم فناوری اطلاعات به انجام می رسد.


اتوماسیون در آغاز فعالیت های روتین و روزانه تجارت را بر عهده می گیرد. سپس وظایف ماهانه و سالانه تجارت را به دقت برنامه ریزی می کند. پس از انجام اقدامات لازم در خصوص اقدامات ضروری در تجارت می توانید از وظایف تعریف شده توسط تیم فناوری اطلاعات فراتر بروید و اتوماسیون را در دیگر قسمت های تجارت نیز پیاده سازی کنید.


با آگاهی از تمام اطلاعات مندرج در این مقاله، دفعه بعد که با شخصی روبرو شوید که شایعات هول انگیزی را در خصوص سیستم اتوماسیون پراکنده می کند، به سادگی اخبار را نادیده بگیرید و همواره اطلاعات خود را در این زمینه به روز نگاه دارید .


منبع مقاله

تعداد بازدید : 84

ثبت نظر

ارسال