زبان Fa En یکشنبه 30 شهریور 1399 ساعت 14 و 40 دقیقه

ویژگی های سیستم مدیریت اطلاعاتMIS

ویژگی های سیستم مدیریت اطلاعاتMIS

به سیستمی که برای اتخاذ تصمیمات درست و کارآمد مدیران طراحی شده است، سیستم مدیریت اطلاعات گفته می شود. ام آی اس MIS سیستمی رسمی است که به کمک آن می توان در زمان مناسب و به صورت درست با اطلاعات تهیه شده، بهترین تصمیمات را اتخاذ کرد.

شنبه 30 آذر 1398 ساعت 13:36

ویژگی های سیستم مدیریت اطلاعات یا MIS چیست؟ چرا باید به فکر راه اندازی سیستم مدیریت اطلاعات باشیم؟ سیستم مدیریت اطلاعات اطلاعاتی درباره ی زمان گذشته، حال و آینده ی پروژه ها در داخل و خارج از سازمان ارائه می کند. تعریف دیگری که می توانیم از سیستم مدیریت اطلاعات ارائه دهیم آن است که بگوییم، سیستمی طراحی شده و یکپارچه است که با گردآوری اطلاعات مربوطه، تبدیل آن به اطلاعات ارزشمند مورد نیاز کادر اجرایی است. هدف اصلی سیستم مدیریت اطلاعات ارائه ی اطلاعات دقیق و درست برای گروه درست در زمان درست است.

مفهوم سیستم مدیریت اطلاعات در دهه ی 60 میلادی شکل گرفت و تقریبا عبارت جایگزین فناوری کامپیوتری و سیستم های مربوط به کسب و کار شد. در اوایل دهه ی 60 میلادی سیستم مدیریت اطلاعات، کامپیوتر به عنوان راه حلی برای مشکلات شناخته می شد که تمرکز اصلی آن کامپیوتری کردن امور دفتری و ثبت وظایف بود.

مفهوم سیستم مدیریت اطلاعات در واقع نحوه ی کارآمد استفاده از کامپیوتر بود.

 

2 دلیل اصلی کاربرد کامپیوتر در کسب و کار

 

  • اولین دلیل آن است که با چارچوبی که به سیستم می دهد باعث نظم و ترتیب بخشیدن به کسب و کار می شود. امور کسب و کاری باید به شکل جامع و یکپارچه بر اساس سیستم اطلاعاتی درنظر گرفته شود. نمی توان سیستم اطلاعاتی را به طور مستقل و تنها انجام فرآیندها در نظر گرفت.
  • سیستم مدیریت محور الکترونیکی بر پردازش اطلاعات تاکید دارد :هدف اصلی هر سیستم اطلاعاتی کامپیوتری ایجاد داده هایی برای فرآیندهای کسب و کار است.

سیستم مدیریت اطلاعات سیستمی یکپارچه است. سیستم های ماشینی با پشتیبانی از طراحی و کنترل عملکرد مدیران در سازمان، اطلاعات مورد نیاز سیستم را فراهم می کنند.

خروجی سیستم مدیریت اطلاعات، اطلاعات است. این اطلاعات جایگزین عملکردهای مدیریتی می شود. اگر سیستم، اطلاعات را در اختیار کسانی قرار بدهد که جز مدیریت محسوب نمی شود، این اطلاعات را نمی توان در بخش سیستم مدیریت اطلاعات دانست. سازمان فرآیندهای بسیاری را مورد پردازش قرار می دهد. با این امور پردازش شده می توان بخش های کل سازمان را مدیریت کرد.

چنین سیستمی که با سیستم مدیریت اطلاعات در تعامل است، را نمی توان آن را بخشی از سیستم مدیریت اطلاعات دانست. مثالی که می توانیم از چنین سیستم هایی در نظر بگیریم سیستم احتساب دستمزد و اظهارنامه ی مالیاتی است. سیستمی که در قسمت مهندسی به کارمندان کمک کند نیز جز سیستم مدیریت اطلاعات به حساب نمی آید.

 

 

financial

 

 

سیستم و چارچوب برنامه ریزی

 

به طور کلی، سیستم مدیریت اطلاعات با اطلاعاتی که به طور منظم و روزانه طبق چارچوبی خاص جمع آوری شده است، سر و کار دارد. سیستم مدیریت اطلاعات بخشی رسمی از شبکه ی اطلاعات در هر سازمانی است. شاید برایتان عجیب باشد که بدانید جمع آوری برخی اطلاعات مهم که مدیریت را تحت تاثیر قرار می دهد هنگام بازی در زمین های گلف اتفاق می افتد. اما با این وجود باز هم نمی توان این اطلاعات را جزئی از سیستم مدیریت اطلاعات دانست. شاید حتی بتوان با این اطلاعات به تولید محصول جدیدی دست زد که با سیستم و چارچوب گردآوری سیستم مدیریت اطلاعات چنین چیزی امکان نداشته باشد.

اصولا اطلاعاتی که از طریق سیستم مدیریت اطلاعات به دست می آید در طراحی و اتخاذ تصمیمات به کار می رود. اما چه چیزی طراحی و کنترل را در دست دارد؟ هر سازمانی برای پیش برد فرآیندهای خود بایستی در ابتدا عملکردهای خاصی را پیش ببرد. به طور مثال، کارخانه ی ماشین سازی قبل از تولید ماشین، بایستی آب کافی را تهیه کند.

انجام تمامی این فرآیندها برای سازمان و پیش برد امور لازم و ضروری است. علاوه بر این، هر سازمانی می بایستی برای هر یک از این امور، فرآیندی طراحی کند. به عبارت دیگر به طور مثال کارخانه ی ماشین سازی باید مشخص کند که برای ماه آینده چه تعداد و چه نوع خودرویی را باید تولید کند. چه کمیسیونی را باید برای خرده فروش ها در نظر بگیرند و طی پنج سال آینده چند ایستگاه پمپاژ را باید نصب و راه اندازی کنند.

هر سازمانی می بایست فرآیندها و اهداف خود را در طرح و برنامه ریزی خود مشخص و کنترل کند. تولید کننده باید از روند تولید آگاهی کامل داشته باشد و اگر قسمتی مشکلی داشت بتواند با اتخاذ تصمیمات درست به رفع اشکالات بپردازد.

 همچنین خرده فروش ها نیز باید از پیش از قیمت ها خبر داشته باشند تا آن ها هم بتوانند بر اساس شرایط موجود تصمیمات درستی بگیرند. شهرداری نیز باید از ایجاد و راه اندازی، قراردادها، شرکت اجرا کننده ی طرح راه اندازی ایستگاه پمپ نیز آگاه باشد.

 

 

inform

 

 

طراحی و امور فرآیندها

 

در کل، سیستم مدیریت اطلاعات، سیستم طراحی و کنترل امور است. سیستم های پیشرفته ای برای پیش برد فرآیندها ایجاد شده است. به طور مثال، کارخانه ی ماشین سازی برای ارائه ی اطلاعات به کارگرانش در هر بخشی که چه کارهایی باید انجام شود به سیستم اطلاعاتی نیاز دارد.

برنامه های روزانه که اطلاعات درباره ی میزان مواد و اقداماتی که با استفاده از هر کدام از ماشین آلات باید انجام بگیرد، گردآوری شده است. این سیستم ها به طور خود به خودی اطلاعاتی در پشتیبانی از فرآیندها ارائه می کنند و هیچ رد پایی نیز از تصمیمات مدیریتی درآن دیده نمی شود. بنابراین این هم بخشی از سیستم مدیریت اطلاعات محسوب نمی شود. حالا که ارائه ی اطلاعات در قسمت تولید، استفاده از ماشین آلات و آمار جز سیستم مدیریت اطلاعات به حساب نمی آید، چه چیزهایی را می توان جز سیستم مدیریت اطلاعات دانست.

سیستم مدیریت اطلاعات تمامی بخش هایی که برای تهیه و ارائه ی اطلاعات لازم است را مثل پشتیبانی از مدیران در طرح و برنامه ریزی و کنترل تصمیمات را به کار می گیرد. مدیران از اطلاعات و فعالیت های زمان گذشته در تصمیم گیری های اخیر کمک می گیرند. این اطلاعات را در پایگاه داده ی سازمان ثبت و نگه داری می شود.

پایگاه داده یکی از ضروری ترین اجزای سیستم مدیریت اطلاعات است. پروسه های دستی  که برای جمع آوری اطلاعات به کار می روند مثل پردازش اطلاعات، سخت افزار، کامپیوتر اجزای بدیهی سیستم مدیریت اطلاعات است. وقتی می گوییم که سیستم مدیریت اطلاعات سیستمی یکپارچه است یعنی سیستمی است که با ارائه ی اطلاعات برای پشتیبانی از طرح ها و برنامه ریزی ها و کنترل عملکردهای مدیران در کل سازمان به کمک می آید.

 

 

helping

 

 

عملکرد سیستم مدیریت اطلاعات

 

  • جایگزینی با عملکردهای مدیریتی
  • گردآوری ذخایر، ارزیابی اطلاعات به صورت سیستمی و روزانه
  • پشتیبانی از طرح و برنامه ها و کنترل تصمیمات
  • این سیستم شامل فایل، سخت افزار، نرم افزار و نرم افزارهای جستجوی مدل سازی عملکردهاست

همه ی سازمان ها و کسب و کارها برای مدیریت بهتر به سیستم مدیریت اطلاعات برای افزایش تغییرات در فضای امروزه ی کسب و کار نیاز دارند. به طور مثال، مدیر بازاریابی درباره ی نحوه ی عملکرد بخش فروش، گردش های مالی مدیریت، نیاز مدیر بخش تولید به اطلاعاتی مثل تجزیه و تحلیل درباره ی منابع مورد نیاز مثل تعداد کارگران و پرسنل و اطلاعاتی از این قبیل نیاز است.

سیستم مدیریت اطلاعات، اطلاعاتی درباره ی بازاریابی، مالی، تولید و اطلاعات پرسنل مورد نیاز برای تصمیم گیری و انجام مسئولیت ها ارائه می کند.

 

6 ویژگی سیستم مدیریت اطلاعات

 

1.راحت تر شدن برنامه ریزی

 

 سیستم مدیریت اطلاعات با ارائه ی اطلاعات مربوطه برای اتخاذ تصمیمات با کیفیت بالا ارائه می کند. با گسترده تر شدن ابعاد هر سازمانی، مدیران ارتباط نزدیک با عملکردها را از دست می دهند.

 

2.اطلاعات اضافی را به صورت حداقل در می آورد

 

سیستم مدیریت اطلاعات، اطلاعات گسترده و همه جانبه را به اطلاعاتی خلاصه شده تبدیل می کند. این امر سبب می شود تا دیگر مدیران با حجم زیادی از اطلاعات و جزئیات آن درگیر نشوند.

 

3.سیستم مدیریت اطلاعات تمرکز را نسبت به تمرکز گرایی کمتر کرده است

 

هنگامی که نیاز به کنترل عملکردهایی در سطوح پایین باشد، می توان از سیستم مدریت اطلاعات استفاده کرد. سیستم مدیریت اطلاعات در سنجش عملکردها و اعمال تغییرات لازم در طرح ها و پروسه های سازمان به طور موفقیت آمیزی عمل کرده است.

 

4.سیستم مدیریت اطلاعات باعث همکاری بیشتر در سازمان می شود

 

سیستم مدیریت اطلاعات توانسته با آگاهی داشتن هر بخش از سازمان از بخش دیگر فعالیت های سازمان را یکپارچه کند. سیستم مدیریت اطلاعات تمامی تصمیمات را یک جا در مرکز سازمان به هم متصل می سازد.

 

 

cooperation

 

 

 

5.سیستم مدیریت اطلاعات کنترل امور را آسان تر کرده است

 

سیستم مدیریت اطلاعات پل ارتباطی میان طرح و برنامه ریزی مدیریت و کنترل آن است. سیستم مدیریت اطلاعات، باعث ارزیابی بهتر و بهبود عملکرد در سازمان می شود. با استفاده از کامپیوتر اطلاعات و داده ها مورد پردازش قرار می گیرند و با توانایی پردازش آن، اطلاعات را با هزینه ای بسیار کم تر می توان ذخیره کرد.

 

6.پردازش ذخیره بازیابی

 

سیستم مدیریت اطلاعات با سرهم بندی اطلاعات، پردازش، ذخیره سازی، بازیابی، ارزیابی اطلاعات را انجام می دهد و سپس به انتشار آن می پردازد.

 

برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت بیزنس سافت ور مراجعه نمائید.

منبع: وب سایت منجمنت هاب

تعداد بازدید : 567

ثبت نظر

ارسال