زبان Fa En پنجشنبه 19 تیر 1399 ساعت 15 و 52 دقیقه

۵ ویژگی ضروری در سیستم های اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری| اتوماسیون| سیستم اتوماسیون اداری|  کاربردهای نرم افزارهای سیستم اتوماسیون اداری

سیستم های اتوماسیون اداری پروسه انتقال اطلاعات را بدون دخالت نیروی انسانی زیر نظر می گیرد. به این ترتیب از میزان خطای نیروی انسانی به طرز چشمگیری کاسته شده است. به این ترتیب می توان گفت، تکنولوژی تاثیر به سزایی در روند انجام امور در تجارت ها داشته است.

یکشنبه 20 بهمن 1398 ساعت 15:40

سیستم های اتوماسیون اداری پروسه انتقال اطلاعات را بدون دخالت نیروی انسانی زیر نظر می گیرد. به این ترتیب از میزان خطای نیروی انسانی در روند انجام وظایف سازمانی به طرز چشمگیری کاسته شده است.

نرم افزارهای موجود در سیستم های اتوماسیون اداری اطلاعات محرمانه و ارزشمند تجارت ها را به بهترین شکل ممکن ایجاد می کنند. این سیستم تمام وظایف روتین و روزانه در تجارت ها را با نهایت دقت به انجام می رساند. ایجاد اطلاعات روزانه نیز بخشی از این وظایف به شمار می رود.

به این ترتیب می توان گفت، تکنولوژی تاثیر به سزایی  بر روند انجام امور در تجارت ها داشته است. ایمیل ها جای نامه نگاری ها و یادداشت گذاری ها را گرفته اند. به این ترتیب قفسه های بایگانی از حجم نامه ها خالی شده است. بسیاری از تجارت ها رهایی از کاغذ بازی ها و ارسال و دریافت نامه ها را نوعی معجزه قلمداد کرده اند. همین موضوع یکی از ارزشمندترین مزایای سیستم های اتوماسیون اداری به شمار می رود.

اما این سیستم به مراتب از این نیز فراتر می رود. استفاده از تقویم گوگل و ارسال دعوت نامه ها با استفاده از امکانات نهفته در گوگل، از میزان حجم کاغذ مصرفی در تجارت ها به شدت کاسته است. اما استفاده از این قابلیت به معنای اتوماسیون سیستم های اداری نیست. در واقع این قابلیت منجر شده است که دیگر، نامه ها از این سو به آن سو ارسال نمی شوند بلکه تنها حجم اطلاعات را از جایی به جایی دیگر انتقال می دهند. به خاطر داشته باشید استفاده از تکنولوژی و فضای الکترونیک به معنای اتوماسیون اداری نیست.

 

اتوماسیون اداری| اتوماسیون| سیستم اتوماسیون اداری|اهمیت سیستم های اتوماسیون اداری

 

اهمیت سیستم های اتوماسیون اداری

 

دنیای امروز عصر دیجیتال و فضای الکترونیک است. در چنین فضایی، این سیستم ها مزایای بیشماری را برای تجارت ها به ارمغان می آورند. تجارت های کوچک و بزرگ به خوبی از امکانات موجود در این سیستم ها بهره مند می شوند. سیستم اتوماسیون قدرتمند منابع انسانی را به بهترین نحو مدیریت خواهد کرد. در این سیستم برای انجام امور پیش پا افتاده دیگر نیازی به استفاده از نیروی انسانی نخواهد بود.

  از این گذشته حجم زیادی از اطلاعات به سادگی در حافظه کوچکی ذخیره سازی می شود. بنابراین دیگر نیازی به اتاق هایی برای بایگانی نخواهد بود. این سیستم ها سرعت بازیابی اطلاعات را نیز به سطح دیگری ارتقا داده اند. 

 علاوه بر این، مدیران با استفاده از این سیستم ها به سادگی تمام اقدامات و امور تجارت را زیر نظر می گیرند. به این ترتیب نقاط ضعف تجارت به سادگی شناسایی می شود. از سوی دیگر شما می توانید روند انتقال خودکار اطلاعات از بخشی به بخش دیگر را زیر نظر داشته باشید. تمام این اطلاعات تصمیم گیری را برای مدیران به مراتب ساده تر خواهند کرد.

 

با مزایای ارزشمند سیستم های اتوماسیون اداری آشنا شوید.

 

سیستم های اتوماسیون امکانات زیادی را برای تجارت ها به ارمغان آورده اند. برای اینکه به مزایای شگفت انگیز این سیستم ها پی ببرید باید افقی فراتر از ارسال ایمیل ها زیر نظر بگیرید. به این ترتیب می توانید تاثیرات فوق العاده این سیستم را به معنای واقعی کلمه درک کنید. در ادامه به برخی از مزایای این سیستم ها اشاره خواهیم کرد:

 

  • عدم اتلاف نیروی انسانی برای انجام امور پیش پا افتاده
  • کاهش میزان خطاهای انسانی در سیستم
  • کاهش چشمگیر سرعت انجام پروسه ها در سیستم
  • امکان مشاهده دقیق پروسه ها و تعیین معیارهایی برای بهبود عملکرد سیستم
  • زیر نظر داشتن روند انجام وظایف که نقاط ضعف و قوت سیستم را مشخص می کند
  • اتخاذ تصمیمات عقلانی بر پایه اطلاعات موثق و معتبر

در صورتی که به دنبال استفاده از سیستم های اتوماسیون هستید که تجارت شما را به رتبه بالاتری برساند، باید به دنبال سیستمی باشید که دست کم این 5 ویژگی را در خود جای داده باشد.

 

اتوماسیون اداری| اتوماسیون| سیستم اتوماسیون اداری| ویژگی حیاتی در سیستم های اتوماسیون اداری

 

5 ویژگی حیاتی در سیستم های اتوماسیون اداری

 

۱. طراحی ساده روند انجام کارها

 

ایجاد پروسه های کاری روان و سریع در سیستم اتوماسیون در گرو کدنویسی دقیق و متفکرانه است. غالباً در هنگام بهینه سازی نخستین نرم افزارهای سیستم اتوماسیون این نکته در نظر گرفته می شد که اغلب کاربران این نرم افزار ها برنامه نویسان هستند.

 اما با گذشت زمان، سیستم های اتوماسیون اداری مدرن دیگر تنها ذهن های برنامه نویس را به عنوان معیار قرار نمی دهند و  نیاز های فعالان عرصه تجارت را در اولویت قرار داده اند. به این ترتیب امکانات و قابلیت های موجود در این سیستم ها با در نظر گرفتن ساز و کار یک ذهن اقتصاددان در نظر گرفته شده است.

زمانی که تصمیم به سنجیدن قابلیت های این نرم افزارها می گیرید. باید روند انجام کار های تجارت خود را در نظر بگیرید. آیا استفاده از این نرم افزارها به اندازه کافی ساده است؟ آیا با استفاده از این نرم افزارها می توانید بدون کمترین مشکل ترتیب انجام امور را در تجارت خود مشخص کنید؟ در صورتی که در طی ۵ دقیقه اول موفق به انجام اقدامات مورد نظر خود نشدید، به سراغ قابلیت بعدی سیستم بروید.

یک نرم افزار نباید نحوه انجام امور تجارت را به شما گوشزد کند. بلکه نرم افزارهای سیستم های اتوماسیون اداری باید در کنار تیم تجارت شما قرار گرفته و پروژه ها را با سرعت بالاتری به انجام برسانند.

 

  1. قابلیت سازگاری با گوشی های تلفن همراه

 

تجارت شما همواره درحال تغییر و تحول است، از این رو باید ابزارها و امکانات موجود در تجارت شما نیز باید همواره درحال تغییر و به روز رسانی باشد. سیستم اتوماسیون شما باید پاسخگوی نیازهای شما باشد. چرا که تجارت شما با افراد دورکار و دیگر تجارت ها نیز همکاری دارد. از این گذشته زمان هایی که خارج از سازمان هستید نیز نیاز به بررسی ابعاد متفاوت تجارت خواهید داشت. به این ترتیب شما باید بتوانید از طریق گوشی های تلفن های همراه نیز به سامانه اتوماسیون تجارت خود دسترسی داشته باشید.

در واقع کمپین مشتریان شما نباید به دلیل عدم حضور مسئول مربوطه متوقف شود. مسئول کمپین مشتریان در زمان صفر نیز باید قادر باشد، تمام اقدامات مربوط به مدیریت کمپین را از طریق گوشی تلفن همراه خود به انجام برساند. از این گذشته شما برای ذخیره سازی اطلاعات موجود در  تجارت خود به فضای بزرگ و قابل اعتمادی نیاز خواهید داشت. در صورتی که از نرم افزارهای اتوماسیون قدرتمندی استفاده می کنید، می توانید با خیال آسوده تجارت خود را ترک کرده و به سفر های کاری و تفریحی بپردازید. به این ترتیب زمان هایی که در انتظار اعلام پرواز یا آماده شدن اتاق هتل هستید، می توانید از تجارت خود بازدید کنید. سپس روی دیوار چین قدم بزنید و با خیالی آسوده عکس های یادگاری خود را بیندازید.

 

اتوماسیون اداری| اتوماسیون| سیستم اتوماسیون اداری|  نرم افزارهای موجود در سیستم اتوماسیون اداری

 

۳. تکمیل دیگر نرم افزارهای موجود در سیستم

 

نرم افزارهای اتوماسیون اداری تنها نرم افزارهای مورد استفاده در تجارت شما نخواهند بود. شما علاوه بر این سیستم ها، نرم افزارهایی برای مدیریت پایگاه داده ها نیز در اختیار خواهید داشت. از این گذشته برای مدیریت مشتریان نیز نرم افزارهایی را مورد استفاده قرار می دهید. علاوه بر این نرم افزارهای مدیریت امور مالی نیز در تجارت شما به کار گرفته می شوند. همه این نرم افزارهای تنها بخش کوچکی از نرم افزار ها. سیستم هار مورد استفاده در تجارت شما را به خود اختصاص می دهند.

هنگام انتخاب سیستم اتوماسیون باید به دنبال نرم افزارهایی باشید که در هماهنگ با دیگر نرم افزارهای شما قرار داشته باشند. به این ترتیب می توانید تمام نرم افزارهای موجود در تجارت خود را به بهترین شکل ممکن در کنار یکدیگر استفاده کنید.

در غیر این صورت انتقال اطلاعات در سیستم با مشکلاتی همراه خواهد بود. سیستم اتوماسیون باید به ساده ترین نرم افزارهای موجود در تجارت را به خود اختصاص داده باشد. قبل از انتخاب نرم افزار مورد نیاز به هماهنگی و تطابق این نرم افزار با دیگر نرم افزارها بیندیشید.

 

  1. گزارش گیری و تحلیل اطلاعات

 

چگونه می توانید به اثر بخشی سیستم اتوماسیون اداری خود پی ببرید؟ شما نمی توانید کیفیت سیستم را بر اساس رضایت اعضای تیم تجارت خود مشخص کنید. در واقع داده های به دست آمده در این نرم افزارهای تصمیم نهایی را اتخاذ خواهند کرد. تحلیل ها و گزارش های به عمل آمده در این سیستم ها تاریخچه عملکرد تجارت را در اختیار تجارت قرار می دهند.

استفاده از نرم افزارهای متفاوت برای سنجش و ارزیابی اطلاعات به دست آمده مستلزم صرف زمان و هزینه فراوانی خواهد بود. از این رو بهتر است از سیستمی استفاده کنید که نرم افزار ارزیاب را نیز در خود گنجانده باشد. به این ترتیب یک سیستم اتوماسیون کارآمد نرم افزارهای ارزیابی ارزشمندی را در اختیار تجارت قرار خواهید داد.

 

  1. گزینه های متفاوت برای تعیین میزان دسترسی

 

همانگونه که محدودیت هایی را برای ورود کاربران به سیستم اتوماسیون اداری تعیین کرده اید، باید برای بخش های متفاوت تجارت خود دسترسی های متنوعی را در نظر بگیرید.

یک سیستم اتوماسیون اداری کارآمد این حساسیت ها را به خوبی درک می کند. در واقع تعیین دسترسی کاربران بخشی از قابلیت های برازنده چنین سیستمی خواهد بود. در هنگام انتخاب سیستم اتوماسیون مناسب برای تجارت خود این نکته را به خوبی در نظر بگیرید.

 

کاربردهای نرم افزارهای سیستم اتوماسیون اداری

 

یک سیستم اتوماسیون کامل و ایده آل باید از ویژگی های زیر برخوردار باشد:

 

  • در جهت ذخیره سازی اطلاعات به فضای محدودی نیاز داشته باشد.
  • روند مستقیم و سریع برای ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات
  • سرعت بسیار بالا در بازیابی اطلاعات
  • حذف اطلاعات تکراری و آزادسازی فضای حافظه
  • امکان دسترسی چندین کاربر به اطلاعات
  • کاهش بروز میزان خطاهای متداول در سیستم

 

گامی به سوی آینده با صرفه جویی در زمان و هزینه

 

اگر تا به حال تنها از سیستم های دیجیتال و آخرین تکنولوژی های الکترونیک در تجارت خود بهره برده اید، دیگر وقت آن رسیده است که تغییرات چشمگیری را در تجارت خود به وجود آورید. چرا که استفاده از تکنولوژی به معنای اتوماسیون نیست.  باید تدابیر لازم را در خصوص بکارگیری سیستم های اتوماسیون به کار بگیرید.

این سیستم ها زمان انجام پروسه ها و وظایف تجاری را تا حد زیادی پایین می آورد . به این ترتیب، وظایف و اقدامات متداول و حیاتی در تجارت ها با سرعت بیشتر به انجام می رسد. به این ترتیب نیرو های انسانی متخصص در بخش های کاربردی به کار گرفته می شوند. این موضوع در تجارت از اهمیت بالایی برخوردار است. چرا که نیروی انسانی متخصص، سرمایه های ارزشمندی برای تجارت شما به شمار می روند. از این رو باید در به کارگیری این نیروها نهایت دقت را به کار بگیرید.

سیستم های اتوماسیون، از اتلاف زمان با ارزش نیرو های متخصص جلوگیری می کند. به این ترتیب این نیرو ها در قسمت های حیاتی تجارت به کار گرفته می شوند. چنین اتفاقی بر میزان سود خالص تجارت ها می افزاید. تقسیم نیرو های کار چرخ تجارت را با سرعت بیشتری به حرکت وا می دارد. از این گذشته از بروز خطاهای انسانی به شدت کاسته خواهد شد. کار های روتین و روزمره که توسط نیروهای انسانی به انجام می رسند ، پس از گذشت مدتی بسیار خسته کننده خواهند شد. از این رو بروز خطاهای انسانی در چنین ساز و کاری بسیار طبیعی به شمار می رود. یکی از ارزشمندترین هدایای سیستم های اتوماسیون برای تجارت به حداقل رساندن میزان خطاهای موجود در سیستم است. این خطاها از بازدهی کارکنان می کاهند .از این گذشته خسارت قابل توجهی را بر بدنه تجارت وارد می آورند. به همین دلیل استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری تحولات شگرفی را در تجارت ها به ارمغان آورده است.

این تحولات تجارت را گامی به سوی آینده سوق داده اند. از این رو هر چه سریع تر برای استفاده از این سیستم ها وارد عمل شوید. سیستم اتوماسیونی که امروز در تجارت خود به کار خواهید گرفت، آینده تجارت شما را شکل می دهد. این سیستم ها افق های روشن و جدیدی را در برابر تجارت ها به تصویر می کشند. شاید تا پیش از آن با ظرفیت های واقعی تجارت خود آشنا نبوده اید. این سیستم ها پتانسیل حقیقی تجارت شما را شکوفا کرده و سود سرشاری را برای شما به ارمغان خواهند ارود. 

 

اتوماسیون اداری| اتوماسیون| سیستم اتوماسیون اداری|  کاربردهای نرم افزارهای سیستم اتوماسیون اداری

تعداد بازدید : 132

ثبت نظر

ارسال