زبان Fa En شنبه 14 تیر 1399 ساعت 21 و 58 دقیقه

8 مزیت استفاده از سیستم های خودکار

کاربردهای اتوماسیون اداری|نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان|نرم افزار هوشمند

امروزه اغلب کسب و کارهای مختلف با استفاده از نرم افزارهای خودکار انجام می شوند. برخی از صاحبان مشاغل از استفاده از این سیستم ها خودداری می کنند. اما با آگاهی از مزایای این روش تمایل آنها به بهره بردن از اتوماسیون بیشتر خواهد شد. در این مقاله به بررسی مزایای این روش پرداخته ایم.

سه شنبه 13 اسفند 1398 ساعت 15:3
امین فتحی

امروزه تقریبا تمام امور به صورت خودکار است. بیشتر سازمان های IT، از چندین فناوری اتوماسیون استفاده می کنند.گارتنر انتظار دارد که در سال 2017 در مقایسه با سال 2014، بیش از 75% مشاغل از 4 فناوری برای اتوماسیون استفاده کنند.

سیستم خودکار مجموعه ای از عناصری است که برای انجام کارها برنامه ریزی می شوند. انجام کارها به این صورت، زندگی شما و انجام کارهای عملیاتی و تکراری را آسان تر می کند.

آیا حاضر هستید وظایف خود را به یک بستر خودکار بسپارید؟

زمانی که در مورد کارایی در محیط کار صحبت می کنیم، بهتر است به بررسی تاثیر نرم افزارهای مبتنی بر ابر در مدیریت کارها بپردازیم. سازمان هایی که از فرآیندهای IT خودکار استفاده می کنند، 1.5برابر بیشتر پیچیدگی مدیریت را کاهش می دهند و همچنین آزادسازی منابع برای پروژه های استراتژیک بیشتر انجام خواهد شد.

بسیاری از کارآفرینان، به ویژه صاحبان مشاغل کوچک، استفاده از سیستم های خودکار و اتوماسیون اداری را امری سخت و دشوار می دانند.

واقعیت این است که دنیای تجارت با تکنولوژی سریع تر پیش می رود و امتناع از بهره بردن از سیستم های جدید بدان معنی است که رقبا از شما جلوتر هستند. در سال 2015، بیش از 186 میلیارد دلار برای مدیریت فرآیندهای تجاری هزینه شده است. به گفته انتراپورت، صاحبان مشاغل که سرویس ابری را انتخاب کرده اند، در 96 درصد از پروژه های خود شاهد رشد بوده اند. اتوماسیون موجب کاهش زمان انجام وظایف می شود و موجب تمرکز بیشتر اعضای تیم بر کارهای دیگر که توسط سیستم خودکار قابل انجام نیست، خواهد شد. با واگذاری کارهای دستی به نرم افزارها، مانند مدیریت فاکتورها، قراردادها و موجودی ساعات زیادی صرفه جویی می شود.

البته برخی از کارها به حضور کارمندان احتیاج دارند. با این حال، سیستم های خودکار باعث کارایی بیشتر و صرفه جویی در زمان جهت تمرکز بیشتر بر کارهای مهم تر می شود.

 

بستر خودکار|کاربردهای اتوماسیون|نرم افزار هوشمند|نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان

 

 

8 مزایای اتوماسیون اداری

  1. جلوگیری از دستکاری در اسناد کاغذی
  • با انجام این کار، اطلاعات خود را بر سیستم ذخیره و در هزینه ها صرفه جویی کنید.
  • زمان صرف شده جهت جستجوی اطلاعات را بهینه کنید.
  1. استفاده بهینه کارمندان از زمان
  • یکی از بهترین ویژگی های سیستم های خودکار، ایجاد برنامه های کاری مبتکرانه جهت کاهش هزینه ها، تصمیم گیری های مهم و غیره است.
  • موجب تمرکز بر مهم ترین کارها می شود.
  1. معرفی رویدادهای تجاری
  • شما باید قبل از پیکر بندی اتوماسیون اداری، مواردی که در کسب و کار شما موثر است را شناسایی کنید. این شناخت موجب شفاف سازی وظایف نرم افزار های خودکار و معرفی وظایف تجارت شما می شود.

تصویر شماره 2

  1. امکان پیش بینی های دقیق تر
  • اتوماسیون تمام ابزارهای لازم جهت نظارت بر داده ها را در زمان های مختلف به شما می دهد. این داده ها و اطلاعات، پیش بینی های بسیار دقیق تری را در رابطه با نیازها و درآمد آینده کسب و کار مربوطه، در اختیار شما قرار خواهد داد.
  1. شناسایی منابع غیر مفید
  • استفاده از سیستم های خودکار به شما در شناخت منابعی که مورد استفاده قرار نمی گیرند، کمک می کند. همچنین امکان تاثیر مجدد این منابع را به شما خواهد داد.
  1. امکان بهره مندی از فرصت های تجاری جدید
  • اتوماسیون، امکان پیکر بندی و پشتیبانی از دارایی هایی که در زمان بهره بردن از منابع انسانی به آنها فکر نمی کردید را می دهد.
  1. خستگی ناپذیری نرم افزارهای خودکار
  • خواب نیاز اساسی هر انسانی است. اگر خواب کافی نداشته باشید، قادر به عملکرد بهتر نخواهید بود. در نتیجه، در زمان های مشخص باید به خود استراحت بدهید. خوشبختانه، سیستم های خودکار نیازی به استراحت ندارند و شبانه روز به انجام کارهای شما می پردازند.
  1. مدیریت آسان تیم های غیر متمرکز
  • شما در زمانی مشخص، امکان حضور در یک مکان را خواهید داشت. اما با استفاده از نرم افزارهای خودکار دیگر این گونه نخواهد بود. اتوماسیون اداری موجب مدیریت و کنترل آسان شما بر تیم های غیر متمرکز می شود.

 

مزایای اتوماسیون|کاربردهای اتوماسیون|نرم افزار هوشمند|نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان

4 چالش اتوماسیون

برای اطمینان و اعتماد بیشتر به سیستم های خودکار، بهتر است به چالش ها و مشکلات آن نیز اشاره کنیم. البته خوشبختانه بیشتر این موارد وجود ندارد.

  1. سازگاری سیستم

قبل از انتخاب نرم افزار های موجود باید از سازگاری آنها با سیستم های موجود اطمینان حاصل کنید. از طریق رابط برنامه نویسی نرم افزار امکان انجام این کار وجود خواهد داشت. در غیر این صورت، بایستی منابع برنامه نویسی را به سیستم های خودکار اضافه کنید.

  1. بررسی نرخ بازگشت سرمایه

برخی خدمات خودکار با هزینه های مهم همراه هستند. قبل از انتخاب نرم افزار ها نرخ بازگشت سرمایه خود را بررسی کنید و از بهینه بودن آن اطمینان حاصل کنید.

  1. پیچیدگی

گاهی اوقات، انجام کارهای روزمره به امری پیچیده تبدیل می شود. سیستم های خودکار این کار را برای شما انجام می دهند. بسیاری از ارائه دهندگان اتوماسیون، خدماتی را جهت ایجاد گردش کار پیشنهاد می دهند. در نتیجه به راحتی سیستم ها را با فرآیندهای کاری خود تنظیم کنید.

  1. امنیت

مشکلات امنیت رایانه امری رایج است. در واقع، هر روزه تلاش های زیادی برای هک کردن عوامل مختلف انجام می شود. اگرچه اتوماسیون اداری راه را برای مشکلات امنیتی باز می کند، اما با اقدامات امنیتی، این موارد کاهش می یابد.

استفاده از نرم افزارهای خودکار را از همین امروز شروع کنید

اتوماسیون یک روند نیست، بلکه تاکتیکی است که محبوبیت زیاد و پتانسیل بی نهایتی دارد. یک شرکت تحقیقاتی بازار تایید کرده است که استفاده از فناوری های اتوماسیون و سیستم های خودکار، دیگر انتخاب نیستند و به امری مهم و ضروری تبدیل شده اند.

 

تعداد بازدید : 86

ثبت نظر

ارسال