زبان Fa En یکشنبه 30 شهریور 1399 ساعت 15 و 56 دقیقه

مزایای اتوماسیون اداری

مزایای اتوماسیون اداری

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها مربوط به لزوم سرعت، دقت و صحت درکار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد.

چهارشنبه 8 خرداد 1398 ساعت 10:30
n.alinejad

اتوماسیون اداری :

امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای ارتباطی است؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربرد و فعالیتهای اداری و بازرگانی روبه گسترش بوده، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد. این مقاله ضمن بررسی سیستم های اتوماسیون اداری ازجهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم های اطلاعاتی و تکامل سیستم های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است. 


5 مورد از مزایای اتوماسیون اداری :

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمان ها مربوط به لزوم سرعت، دقت و صحت درکار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد.

 

1. کاهش فشار کاری:


نصب سیستم اتوماسیون اداری قطعا فشار کاری را کاهش خواهد داد. این کار به شما کمک می کند تا به آسانی اطلاعات را بارگذاری کنید و از کار خود لذت ببرید. سیستم های اتوماسیون اداری تضمین می کند که شما قادر به ایجاد آرامش در محیط کاری هستید.

 

2. انجام چندین کار بصورت همزمان

 

انواع مختلفی از کارها و وظایف وجود دارد که باید در هر شرکت انجام شود . ویژگی اتوماسیون اداری این است که می‌تواند این وظایف شرکت را به شیوه‌ای آسان اداره کند . در حقیقت انجام چندین ماموریت ساده و آسان از اهداف اصلی نرم افزارهای اتوماسیون اداری است. 
 
 
 
 
مزایای اتوماسیون اداری
 
 
 

3. افزایش امکان سنجی :


امکان سنجی بررسی می کند که پروژه بصورت عملی قادر به انجام است یا نه. هر کاری که امکان پذیر نیست، کنار گذاشته می شود. سیستم های اتوماسیون اداری همواره سازگاری کار را در هر دفتر تحلیل می کنند.در بازه های زمانی مختلف، شما باید ورودی و همچنین خروجی را چک کنید که باعث می شود کار بسیار قابل قبول تر باشد و مدیران بتوانند ارزیابی کنند. کار بر روی وظایف تنها زمانی اتفاق می افتد که نتایج ممکن باشد.در غیر این صورت تصمیمی به موقع و مناسب به مدیران کمک می کند تا در عرصه رقابت بصورت کارآمدتری ظاهر شوند. امکان سنجی در واقع ادامه کار سیستم را تضمین می کند.

 

4.توسعه پایدارمحیط کار

 

در هر سیستمی پرسنل باید قادر به تمرکز بر روی کاری که از آن ها خواسته می شود باشند.به این ترتیب میتوانند بصورت پایدار و همزمان تمامی کارها را پیش برند. در صورتی که سیستم محبوب و قابل مدیریت باشد هماهنگی و پیشرفت را شاهد خواهید بود.

 

5. در دسترس بودن:


شرکت ها به طور پیوسته بیشتر به رایانه های خود متکی هستند. تجارت روزانه به طور معمول با سیستم های آنلاین انجام می شود: سفارش ورود، رزرو، دستورالعمل مونتاژ، سفارشات حمل و نقل و.. . اگر رایانه در دسترس نباشد، کسب و کار دچار مشکل میشود. در چند سال گذشته در دسترس نبودن چند ساعتی رایانه قابل قبول بود اما امروزه با افزایش حجم محاسبات ، قطع سیستم های کلیدی می تواند میلیون ها دلار درآمد را از بین برده  و شهرت شرکت را نابود کند.

همیشه در دسترس بودن یکی از اهداف اصلی IT مدیریت است. در یک محیط شبکه، مدیریت متمرکز نیز منطقی است. منابع از راه دور می تواند مسائل مربوط به کسب و کار را حل کند در حالی که یک اپراتور تنها در یک کنسول مرکزی عملکرد های حیاتی در سراسر شبکه را مشاهده می کند. نظارت مستمر با CPU کم و سربار ارتباطات، باعث می شود که اهداف عملکرد شبکه های حیاتی مشخص شود.

 

 

سیستم اتوماسیون اداری

 

 

مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم اتوماسیون اداری

 

1 - مزایای مستقیم:

 

این مزایا عبارتند از: افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کــــــار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:

الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛

ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود؛

ج) فعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود؛

د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می گردد.

 

2 - مزایای غیرمستقیم :

 

این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:

الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛

ج) به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آن ها افزایش می یابد؛

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود؛

ه) رقابت بیشتر سازمان ها ازطریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصت ها.

 

معایب سیستم اتوماسیون اداری:

 

ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی درکارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیت ها، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آن ها به سیستم، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان، کم شدن امنیت اطلاعات هم ازنظر دسترسی و هم ازنظر تخریب.

 

نتیجه گیری

 

مدیر و کارشناس اطلاعات باید به اتوماسیون اداری به عنوان ابزارهای مکمل ارتباطات بین فردی بنگرند و درعین حالی که کاربردهای اتوماسیون اداری موجب کارایی و صرفه جویی هزینه ها و افزایش سرعت و ایجاد اداره بدون کاغذ می شود، از ابعاد دیگر موجب درهم و برهم شدن اسناد و پوشه ها وسیله چاپگر رایانه، یا افزایش پیام های بی اهمیت و جزیی و پخش وسیع پیــام ها درمورد پست الکترونیک می شـــود.

متاسفانه مطالعات آماری فقط نشان دهنده این هستند که کاربرد اتوماسیون اداری درحال گسترش زیادی است ولی این امر به ما نشان نمی دهد که آیا واقعاً اتوماسیون اداری برای ادارات مفید است یا فقط طبق فناوری روز ورود آن به ادارات دیده می شود.

برگرفته از مقاله اتوماسیون اداری محمد خرمیان.

تعداد بازدید : 380

ثبت نظر

ارسال