زبان Fa En دوشنبه 23 تیر 1399 ساعت 15 و 50 دقیقه

هزینه های اتوماسیون اداری

هزینه های اتوماسیون اداری

یکی از مزایای اتوماسیون اداری صرفه جویی در هزینه است.بسیاری از سازمان ها و صنایع، اتوماسیون خود را برای به حداقل رساندن هزینه های تولید و کاهش زمان تلفات کارکنان در نظر می گیرند.اما واقعا چقدر پول در اتوماسیون صرفه جویی می شود، به خصوص وقتی که سرمایه گذاری در یک ابزار اتوماسیون گردش کار انجام می شود؟هیچ فرمول دقیقی برای صرفه جویی در هزینه وجود ندارد، اما چندین بخش اصلی سازمان شما می تواند به آن پاسخ دهد.

یکشنبه 12 خرداد 1398 ساعت 17:36
n.alinejad

یکی از مزایای اتوماسیون اداری صرفه جویی در هزینه است.بسیاری از سازمان ها و صنایع، اتوماسیون خود را برای به حداقل رساندن هزینه های تولید و کاهش زمان تلفات کارکنان در نظر می گیرند.

اما واقعا چقدر پول در اتوماسیون صرفه جویی می شود، به خصوص وقتی که سرمایه گذاری در یک ابزار اتوماسیون گردش کار انجام می شود؟

هیچ فرمول دقیقی برای صرفه جویی در هزینه وجود ندارد، اما چندین بخش اصلی سازمان شما می تواند به آن پاسخ دهد.

 

سه بخش اصلی هزینه های اتوماسیون اداری

 

  1. هزینه های انسانی

 

اتوماسیون برای جایگزینی یا کمک به انسان در هنگام تکمیل کارها طراحی شده است.

در برخی موارد، مشارکت کارکنان می تواند به طور کامل از فرایندهای خاص حذف شود.

به این معنی که کارکنان باید قادر به تمرکز بر وظایف، پروژه ها و ایده هایی باشند که دستگاه ها یا فرآیندهای خودکار نمی توانند انجام دهند.

ایده این است که با اتوماسیون، کارکنان وقت خود را به طور موثرتری صرف جویی کنند، که باعث صرفه جویی در هزینه های کار می شود.که بستگی به چند عامل دارد:

شما باید بدانید که کارگر بطور متوسط در چه زمانی چقدر کار می کند.

شما می توانید این هزینه ها را بر اساس آنچه که قبلا به کارکنان خود پرداخت می کردید محاسبه کنید.

یا اگر هنوز کسی را برای پر کردن یک رول استخدام نکرده اید و شما کنجکاوید که چقدر اتوماسیون می تواند ذخیره کند، می توانید به هزینه های نیروی کار در صنعت نگاه کنید.

سپس می توانید نرخ ساعتی خود را با تعداد ساعت هایی که برای تکمیل فرآیند انجام می دهید مقایسه کنید.

اگر شما قبلا به یک ابزار اتوماسیون گردش کار یا نسخه ی نمایشی دسترسی داشته باشید، می توانید این کار را انجام دهید و زمان پروژه را محاسبه کنید. در غیر این صورت، ممکن است مجبور شوید فروشنده را برای بار تخمین زده شده برای وظایف خاص بپرسید.

وظایف و فرآیندهای طولانی تر - گزارش دادن، فرایندهای تصویب، ارسال اعلان ها و غیره - ممکن است تا هزاران دلار صرفه جویی در طول سال باشد.

با محاسبه همه این هزینه ها در برابر هزینه ماهانه یا سالانه یک ابزار اتوماسیون می تواند به شما کمک کند در مورد تصمیم گیری که آیا این ابزار ارزشمند است یا نه.

اگر تنها هزینه های چندین پست را صرفه جویی کنید، شاید ارزشش را نداشته باشید. اما برای بسیاری از وظایف کوچک یا بزرگ، صرفه جویی در هزینه ها قابل توجه است.

 

 

مزایای اتوماسیون اداری

 

2.از دست دادن زمان

 

یکی دیگر از عواملی که هنگام محاسبه هزینه های نیروی کار باید در نظر بگیرید، از دست دادن زمان است.

زمان صرف شده توسط خطاهای انسانی و یا هدر رفت زمان ارتباطات می تواند بر پرداخت منظم ساعتی یا حقوق کارمندان تاثیر زیادی بگذارد.

 

چیزهایی که بر میزان هدر رفت زمان تأثیر می گذارد ممکن است شامل موارد زیر باشد:

 

وقفه های غیر منظم

بیماری یا غیبت غیر منتظره

ساعات غیر کارآمد (صرف در رسانه های اجتماعی، در تلفن و غیره)

اغراق کردن کارت زمان و گزارش کمبود زمان

در واقع، 13 درصد از بهره وری کارکنان به دلیل رسانه های اجتماعی از بین رفته است.

مقایسه برآورد زمانی که یک ابزار اتوماسیون برای انجام یک کار صرف می کند در مقایسه با مدت زمانی که یک کارمند انجام می دهد می تواند به صرفه جویی در هزینه ها کمک کند.

شما باید قادر به تعیین تقریبی زمانی که  با اضافه کردن سیستم خودکار صرفه جویی میشود باشید.

ابزار اتوماسیون خود را برای ارسال در توییتر نداشته باشد. (البته، البته این چیزی است که برای انجام آن طراحی شده است.)

مهم این است که در تصمیم گیری در مورد اینکه آیا خودکار سازی گردش کار را انتخاب می کنید، در ذهن داشته باشید. بر خلاف کارکنان، به ندرت هرگز با اتوماسیون تلف نمی شود.

 

  1. تنگناهای عملیاتی

 

از دست دادن زمان نیز ممکن است به دلیل وقایع غیر انسانی رخ دهد.چیزهایی مانند تونر که در چاپگر در حال اجرا است، کاغذ، خطاهای آپلود و خرابی دستگاه می تواند همه هزینه های شما را تحت تاثیر قرار دهد.باز هم، می تواند محاسبه یک عدد خاص، دشوار باشد، زیرا خرابی ها همیشه زمانی اتفاق می افتد که شما آنها را انتظار دارید. ممکن است برنامه ریزی برای اشتباه کردن سخت باشد.

اتوماسیون ممکن است همیشه قادر به کمک نباشد، اما در برخی موارد، سیستم های نرم افزاری کامل ممکن است با نرم افزار اتوماسیون قابل تعویض باشند. تنگنا در جریان کاری عملیاتی شما نیز می تواند بر هزینه ها تاثیر بگذارد.

اگر گردش کار شما برای دستیابی به یک محصول به کاربر نهایی (به عنوان مثال بدون مراحل تایید چندگانه) طراحی نشده باشد، سپس اتوماسیون (و نقشه برداری کار) مطمئنا می تواند به جلوگیری از وقوع این گرایش ها کمک کند.

همچنین مهم است که وقت خود را صرف ادغام نرم افزار اتوماسیون اداری به سیستم خود باشید تا ببینید که چگونه زمان و پول شما را صرفه جویی می کند.

شما باید هزینه های عملیاتی خود را در عرض 3-6 ماه قبل و بعد از راه اندازی یک ابزار اتوماسیون ببینید تا متوجه شوید موثر بوده است یا نه.

 

جمع بندی

 

در حالت ایده آل، ابزار اتوماسیون گردش کار سبب  صرف جویی در هزینه های کار یک کارمند میشود.اگر فقط چند کار را خودکار انجام دهید، ممکن است مفید نباشد که برای یک ابزار اتوماسیون صدها نفر را درگیر کنید.یا ممکن است به استفاده از یک ابزار خودکار ساده یا ارزان تر برای انجام این وظایف فکر کنید.

اگر متوجه شدید که بیشتر وظایف و فرایندهایی که برای اتوماتیک سازی هزینه می کنید هزینه بیشتری دارد، پس سرمایه گذاری در یک ابزار اتوماسیون کاری کارآمد، در دراز مدت ارزش آن را دارد.

باز هم می توان ابزارهای اتوماسیون گردش کار را برای کاهش میزان کار که یک کارمند ممکن است مجبور باشد انجام دهد یا کار خود را با هم عوض کند، مورد استفاده قرار می دهد.

در هر صورت، هنگام محاسبه هزینه های نیروی کار خود در مقایسه با صرفه جویی در هزینه های اتوماسیون خود، عوامل فیزیکی مانند افت زمان را در نظر بگیرید.

تعداد بازدید : 301

ثبت نظر

ارسال