Fa En جمعه 2 فروردین 1398 ساعت 9 و 16 دقیقه

انواع سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون های اداری نرم افزارهای سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است که از لحاظ تجاری از اهمیت بالایی برخوردار است. از دهه ۱۹۶۰ که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیت های اداری و بازرگانی گسترش پیدا کرد ، دارا بودن یک سیستم یکپارچه که حجم بسیاری از مکاتبات و مراسلات را در بر میگیرد. امروزه در انواع سیستم اتوماسیون اداری رمز بقای سازمان ها و تداوم فعالیت آنها مجهز شدن سازمان ها به سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات می باشد.

 

معمولاً نرم افزار اتوماسیون اداری شامل بخش هایی مانند کارتابل، گردش کار، داشبورد مدیریتی و .. می باشد و استفاده کنندگان آن می توانند با ارسال نامه در کارتابل با بخش های مختلف یک سازمان ارتباط برقرار کنند.

 

انواع سیستم اتوماسیون اداری

 

انواع سیستم اتوماسیون اداری مجموعه ای از روش های نرم افزار و سخت افزاری مبتنی بر کامپیوتر است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله مدارک و اطلاعات درون سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد.

 

ذخیره سازی داده های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، از فعالیت های اصلی انواع سیستم اتوماسیون اداری می باشد. اتوماسیون اداری بهترین راه حل مکانیزه برای صرفه جویی در زمان و استفاده از بهترین امکانات سازمان می باشد.

 

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزارهای آن مانند زونکن و پوشه، افزایش امنیت در نگهداری اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از مهم ترین ویژگی های انواع سیستم اتوماسیون اداری می باشد.

 


انواع اتوماسیون به شرح زیر می باشد:

 

  1. اتوماسیون مالی
  2. اتوماسیون اداری
  3. اتوماسیون صنعتی
  4. اتوماسیون آموزشی مانند ماژول های حسابداری ، CRM
  5. خودکار سازی ارتباط با مشتریان

 

انواع سیستم اتوماسیون های اداری دارای چه امکاناتی هستند؟

 

  1. پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک
  2. امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور
  3. قابلیت تعریف فرم های اداری به صورت الکترونیک
  4. بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی
  5. امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم اتوماسیون های اداری

 

کدام یک از معایب اتوماسیون اداری تهدیدی برای سیستم اداری می باشد؟

 

هر سیستمی در عین حال که دارای مزایای بسیاری است معایبی نیز دارد. برخی از معایب انواع سیستم اتوماسیون اداری نیز به شرح زیر می باشد:

 

  • در محیط کار تغییراتی ایجاد می شود.
  • به دلیل مکانیزه شدن روابط برخی روابط اجتماعی در کارها در نظر گرفته نمی شود.
  • کارکنان بعد از خرید ان با سختی و پیچیدگی سیستم مواجه می شوند.
  • در کار با رایانه و استفاده از اتوماسیون اداری دچار مشکلات می شوند.
  • از نظر دسترسی به اطلاعات انواع اتوماسیون ، امنیت سیر نزولی دارد.
  • کارکنان مشکلات کارهای خود را به انواع اتوماسیون اداری نسبت می دهند.

 

اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی چقدر است؟

 

اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان می باشد. در عصر ارتباطات اطلاعات داری ارزش ویژه ای هستند. اطلاعات به طور محسوس بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد. امروزه مدیران ارشد و مدیران اجرایی و تمامی اقشار اجتماع مانند محققان و دانشوران ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند.

 

از انجا که اطلاعات بسیار مهم و ارزشمند برای کل فعالیت های سازمان هستند ، بایستی سیستم هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و مدیریت کنند. هدف اصلی این سیستم ها اطمینان از صحت ، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل قابل استفاده می باشد.

 

امروزه سیستم های اداری نقش اساسی در همه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند.

 

اساس انواع سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

 

 

به طور کلی اتوماسیون اداری ۳ وظیفه کلی دارد:

  • ذخیره اطلاعات : کار اتوماسیون ذخیره سازی اطلاعات مربوط به فرم ها و مستندات متفاوت اداری است. بسته های نرم افزاری تحت دسکتاپ و پردازش متن، داده های گرافیکی و متنی خام را بررسی و پردازش می کنند و برنامه های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می سازد.

 

نرم افزارهای پردازش تصاویر و سیستم ها از دیگر مظاهر اتوماسیون اداری جدید هستند. نمونه ای از این اطلاعات شامل اطلاعات بصری ، عکس ها و سایر اطلاعات گرافیکی مانند نمودار ها و جدول ها هستند.

 

  • تبادل داده ها : این مؤلفه نیز به اندازه ذخیره سازی اطلاعات دارای اهمیت می باشد و انتقال الکترونیکی تبادل اطلاعات میان کارمندان را امکان پذیر می کند. این سیستم ها نمایان گر طبیعت مشارکتی سیستم های اتوماسیون اداری هستند.

 

سیستم های اداری که توانایی به اشتراک گذاری اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم می کنند. یکی از انواع گروه افزارها، سیستمی برای برگذاری جلسات گروهی الکترونیکی است که به افراد در نقاط مختلف جغرافیایی امکان برقراری تماس به هنگام و هم زمان را می دهد.

 

شرکت کنندگان در جلسات می توانند به اندازه یک اتاق در اداره یا کیلومترها از هم فاصله داشته باشند که سیستم های از راه دور از یک خط تلفن برای انتقال داده ها استفاده می کند.

 

  • مدیریت داده ها : سیستم های اتوماسیون اداری ، اغلب برای پیگیری داده های کوتاه مدت و بلند مدت استفاده می شوند. سیستم های برنامه ریزی ، پروژه ها و فعالیت های مختلفی را در اداره نظارت می کنند و این کار از طریق برنامه های زمانی ، معادلات منابع و زمان بندی الکترونیکی را پیش می برند.

 

آموزش نیروها و کارکنانی که از انواع سیستم اتوماسیون اداری استفاده می کنند و کسانی که این امکان را برای سایرین به وجود می آورند بسیار ضروری است. مهندسان سخت افزار و نرم افزار، مدیران اجرایی، کارشناسان مدیریت اطلاعات و کارمندان رده میانی افرادی هستند که از انواع سیستم اتوماسیون اداری به صورت روزانه استفاده میکنند.

 

انواع سیستم های اداری وجود دارند که از لحاظ شکل و موضوع مختلف می باشند. از مواردی که در انتخاب و خرید این سیستم ها باید مورد توجه قرار گیرد می توان به هزینه سیستم ، زمان لازم برای معرفی و آموزش آن ، هماهنگی آن با سایر سیستم ها و همچنین به میزان پیچیدگی سیستم ها می توان اشاره کرد.

 

در آخر هر چقدر به کارگیری این فناوری ها را به عقب بیندازند، پر کردن شکاف و خلا شکل گرفته برای آنها دشوارتر خواهد شد و پیوسته از قافله عقب خواهند ماند.

 

شما می توانید برای اطلاعات بیشتر در ارتباط با اتوماسیون اداری رایگان به صفحه مربوطه مراجعه نمایید.

تعداد بازدید : 195

ثبت نظر

ارسال