زبان Fa En یکشنبه 30 شهریور 1399 ساعت 15 و 41 دقیقه

صفر تا صد اتوماسیون اداری

صفر تا صد اتوماسیون اداری

صفر تا صد اتوماسیون اداری چیست؟ اگر سرمایه ی یک کسب و کار را ستون فقرات آن در نظر بگیریم، نرم افزار اتوماسیون اداری قلب تپنده ی آن خواهد بود. گردش روند امور با راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری منجر به ادامه ی حیات می شود و به بقای کسب و کار در دراز مدت کمک می کند.

دوشنبه 4 آذر 1398 ساعت 9:45

تمرکز نرم افزار اتوماسیون اداری به تمامی جوانب کسب و کار است تا به بهتر شدن کیفیت عملکرد اداره و سازمان کمک کند. با راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری تمامی امور یک کسب و کار را شناسایی، بررسی و کنترل می شود و در جایی که نیاز به تغییر باشد، آن تغییر اعمال می شود تا اداره ی امور در طول زمان به بهترین شکل پیش برود. به زبان ساده، سیستم اتوماسیون اداری همان مدیریت اصولی با کیفیت افراد و اطلاعات است.

نرم افزار اتوماسیون اداری روشی جامع برای افزایش کارآمدی کسب و کارهاست. سیستم اتوماسیون اداری با سیستمی واحد می تواند تولید را کنترل کند و انعطاف پذیری آن را گسترش دهد. به کار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری هنگام بحران به دفعات و در بخش های کوچک، روش موثری است تا به روند کسب و کار کیفیت ببخشد و هزینه های آن را به حداقل برساند.

نمی توان نرم افزار اتوماسیون اداری را تکنولوژی تلقی کرد. نرم افزار اتوماسیون اداری شامل تکنیک ها و روش های ساختار یافته است تا کسب و کار را برای بهتر کار کردن به پیش ببرد. نرم افزار اتوماسیون اداری، خطوط مختلف کسب و کار را به هم متصل می کند. هزینه ی عملیات را کاهش می دهد و با کاهش دوباره کاری ها، باعث افزایش کارآمدی و ثبات در اداره و سازمان ها می شود.

 

سطوح نرم افزار اتوماسیون اداری

 

1.نرم افزار

 

اولین سطح نرم افزار اتوماسیون اداری از ابزارهای نرم افزار برای بهبود و اتوماسیون سازی امور دستی استفاده می شود. با اجرایی کردن نرم افزار اتوماسیون اداری، امور به درستی انجام می گیرد و گردش کار به خوبی هدایت و کنترل می شود. همچنین با ساده سازی امور، به کاهش نتایج نامطلوب منجر می شود. با نرم افزار اتوماسیون اداری می توان پیگیری جامعی از امور کرد و با تجزیه و تحلیل این امور می توان امور دیگر را اجرایی ساخت. با اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل داده ها به دست می آید می توان هزینه ها را کاهش داد و کیفیت بهتری برای امور پیاده کرد.

 

2.مجموعه نرم افزار

 

با اجرا سازی نرم افزار اتوماسیون اداری و ساده سازی ارتباطات، گروه های چندگانه و بخش های مختلف آن، می توانند امور سازمان را بهبود می بخشند. همچنین کارآیی در داخل سازمان نیز افزایش می یابد. از مجموعه نرم افزار ها برای ساخت نرم افزارهای کاربردی ترکیبی استفاده می شود. این نرم افزار ترکیبی ابتدا و انتهای هر روندی را بدون در نظر گرفتن تاثیرشان نشان می دهند.

 

 

software

 

 

3.سیستم

 

بالاترین سطح، پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری در کل اداره یا سازمان است. در این سطح مدیریت بایستی اجازه ی استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری با هدف تمرکز به روی تخصصی شدن، بهتر شدن ساختار کسب و کار، فرهنگ سازی و مدیریت فعالیت ها در قالبی مفهومی داده شود. تمامی این امور متکی به آن است که نرم افزار و نرم افزار کاربردی از یک سو و خط مشی و روش های عملیاتی از سوی دیگر در راستای سازمان و اداره پیش بروند.

نرم افزار اتوماسیون اداری تنها یک بار در طول حیات کسب و کار راه اندازی می شود اما به طور مداوم در حال ارزیابی امور کاری است. این ارزیابی شامل حال انواع امور اداری می شود و تمامی اقداماتی که برای بهبود گردش کار در طول عمر سازمان است، صورت می گیرد.  

 

4 گام اصلی حل مشکلات با نرم افزار اتوماسیون اداری

 

1.نقشه کشی برای پروژه های در دست یا پروژه های جدید

 

2.وادار سازی افراد و نرم افزارهای کاربردی برای اجرا سازی امور

 

3.مدیریت امور از طریق مدیریت گردش اطلاعات و فعالیت های خاص

 

4.تجزیه و تحلیل عملیات و معیارها برای انجام بهبود دائمی و همیشگی

 

 

management

 

 

مراحل پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری

 

تجزیه و تحلیل

 

با سازمان دهی و بررسی نتایج به دست آمده، این اطمینان حاصل می شود که امور در بهترین حالت خود در حال انجام شدن هستند.

 

طراحی دوباره و مدل سازی

 

تصحیح و بهبود امور قبل از اتوماسیون سازی آن ها

 

اجرا سازی

 

برقراری پروسه ها، بهبود امور موجود و تعیین صاحبان پروژه

 

کنترل و مدیریت

 

استاندارد ساختن امور اداری برای قابل فهم تر کردن آن ها و مدیریت آسان تر آن ها. کاهش خطاها و ریسک ها

 

اتوماسیون سازی

 

ایجاد امکان تغییرات مداوم برای گسترش بهبود کیفیت و ترویج دادن آن به مرور زمان

 

مزایای پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری

 

نرم افزار اتوماسیون اداری توانایی نگه داری اطلاعات و امور اخیر را به صورت منسجم دارد. بنابراین، نرم افزار اتوماسیون اداری این تضمین را می دهد که یک کسب و کار در بازار رقابتی دوام خواهد آورد. همچنین با نرم افزار اتوماسیون اداری امکان به وجود آمدن شاخه های دیگری از این کسب و کار و موفقیت در بخش های دیگر نیز وجود دارد.

نرم افزار اتوماسیون اداری عملیات را ساده می سازد. خطاهای انسانی و کج فهمی هایی که در ارتباطات انسانی به وجود می آید را کاهش می دهد. نرم افزار اتوماسیون اداری همچنین استراتژی سازمان را کاملا شفاف و واضح می سازد.

نرم افزار اتوماسیون اداری با مستند سازیِ گردش کار در اداره و سازمان، تمامی امور را با هم سازگار و همسو می سازد. بنابراین هر اداره و سازمانی بعد از اعمال هر تغییراتی شاهد نتایج آن تغییرات خواهد بود.

نرم افزار اتوماسیون اداری با دادن نظرات، توانایی کنترل بهتر کارکنان و وظایف آن ها در امور را دارد.

نرم افزار اتوماسیون اداری به مدیریت در تصمیم گیری های بهتر کمک شایانی می کند. همچنین سیستمم اتوماسیون اداری از خسارت ها و ضرر و زیان نیز می کاهد.

نرم افزار اتوماسیون اداری با حذف کارهای تکراری در اداره و سازمان و انجام دادن کارهایی که قبلا به طور دستی انجام می گرفت، امور درون سازمان را بهینه می سازد.

نرم افزار اتوماسیون اداری با سرعت بخشیدن به پروژه ها، بازه های زمانی را کوتاه تر می نماید، خطاها را به حداقل می رساند و به تولید طراحی پروژه های جدید می پردازد.

 

 

benefits

 

 

برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت بیزنس سافت ور مراجعه نمائید.

منبع: وب سایت بوم بردز

 

  

تعداد بازدید : 418

ثبت نظر

ارسال