زبان Fa En شنبه 14 تیر 1399 ساعت 23 و 11 دقیقه

5 دلیل راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری

5 دلیل راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری

5 دلیل راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری کدام است؟ چرا باید از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنید؟ راه اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری به یکی از ضروری ترین اصول در شرکت های وسیع تبدیل شده است.

شنبه 25 آبان 1398 ساعت 10:58

5 دلیل راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری کدام است؟ چرا باید از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنید؟ راه اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری به یکی از ضروری ترین اصول در شرکت های وسیع تبدیل شده است. این جمله ممکن است برای افراد مختلف معنی متفاوتی داشته باشد. در این مقاله پنج دلیل اصلی این که چرا شرکت شما به راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری نیاز دارد را بررسی می کنیم. همچنین مزایای بالقوه ای که در کوتاه مدت و در طول عمر شرکت در اثر استفاده ازسیستم اتوماسیون اداری در اختیارتان قرار می گیرد را مورد بررسی قرار می دهیم.

 

1.افزایش کارآمدی با نرم افزار اتوماسیون اداری

 

مسئله ی مورد تاملی که گریبان بسیاری از شرکت ها را گرفته، روش های ناکارآمد است. که در نتیجه شرکت ها دچار ضررهایی غالبا از نوع مالی و زمانی می شوند. آن طور که باید پروسه و روندها به طور یکپارچه  با همکار نمی کنند. اما نرم افزار اتوماسیون اداری راه حل مناسبی برای این مسئله است.

اولین قدمی که باید بردارید، بررسی اموری است که در مدت اخیر انجام شده است. سپس هر جایی که نیاز بود تغییراتی به وجود آورید. اگر کسب و کارتان درست بهینه شده باشد، باید بتوانید هزینه ها را کاهش دهید و در هزینه و زمان به طور قابل ملاحظه ای صرفه جویی کنید.

 

 

efficiency increase

 

 

2.انتقال دانش تجاری با نرم افزار اتوماسیون اداری

 

افراد باید بعد از مدتی در مرحله ای از کار بازنشسته شوند. همچنین افراد با دلایل متنوعی بازنشست می شوند. چطور می توانید اطمینان یابید که دانش به نسل بعدی کارکنان بعد از بازنشستگی گروهی دیگر از آن ها انتقال خواهد یافت؟ نرم افزار اتوماسیون اداری تمامی اطلاعات مهم و ضروری را در خود ذخیره می سازد تا در مواقع لزوم به این اطلاعات دسترسی آسان داشته باشید. بهترین روش ذخیره سازی اطلاعات با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، گردآوری اطلاعات به شکل نقشه، جدول و نمودار است.

مستند سازی اطلاعات در این راه به شما امکان اشتراک گذاری امور و روند کاری، سیاست ها و راهنمای مستندات در بین اعضا را می دهد. این روش، بهترین روش برای انتقال دانش و حفظ آن میان اعضا است.

 

 

transfer

 

 

3.توسعه مداوم با نرم افزار اتوماسیون اداری

 

اگر به دنبال توسعه ی مداوم در شرکت خودتان هستید، با راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری فریم ورک بسیار خوبی برای کسب موفقیت خواهید داشت. توسعه ی مداوم، در دراز مدت اتفاق می افتد. توسعه ی مداوم، موفقیت های کوچک اما تدریجی و همیشگی به همراه دارد. به عبارت دیگر توسعه فقط یک باره و در ابعاد گسترده نیست.

با راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری روندهای تجاریِ کوچک خود را دقیق تر بررسی خواهید کرد. در نتیجه می توانید توسعه های افزایشی بر اساس اطلاعات در کسب و کارتان ایجاد کنید. زمانی شاهد توسعه های مدوام خواهید بود که روابط خوب با پرسنل و حمایت آن ها را داشته باشید.

 

4.حمایت نرم افزار اتوماسیون اداری از پیاده سازی سیستم های فناوری اطلاعات دیگر

 

پیاده سازی سیستم فناوری اطلاعات بزرگ می تواند میان بخش فناوری اطلاعات و بخش های دیگر مجموعه که روابط ارتباطی خوبی با هم ندارند، اختلاف به وجود آورد. همچنین این اختلاف ممکن است روی کل مجموعه تاثیر منفی بگذارد. نرم افزار اتوماسیون اداری از پیاده سازی نرم افزارهایی از قبیل برنامه ریزی منابع سازمانی پشتیبانی می کند. این نرم افزار امکان بازنگری کلی و طرز کار از روندهای داخل مجموعه را می دهد. قبل از این که هر سیستمی را بخواهید پیاده سازی کنید، باید از کارکرد و تاثیر مجموعه ی خود به خوبی آگاه باشید تا بتوانید هر تغییری چه اثری در مجموعه و بخش هایش خواهد داشت. هر سیستم جدید نیاز به تامین نیازهای کسب و کار دارد. با نرم افزار اتوماسیون اداری قبل از پیاده سازی مدل ها، تاثیرهر مدل را می توان اندازه گیری کرد و در صورت رضایت آن مدل را پیاده سازی کرد. با این روش می توان ریسک هر طرحی را قبل پیاده سازی حذف کرد یا کاهش داد.

 

 

support

 

 

5.حذف کارهای خزانه داری با نرم افزار اتوماسیون اداری

 

بخش های مختلف سازمان به طور مستقل از هم می توانند کار کنند و نیازی نیست از کارهای هم آگاهی داشته باشند و بدانند بخش دیگر در حال انجام چه کاری است. اگر پروژه های بزرگی در حال انجام باشند که هر بخش از این پروژه در بخش های مختلف سازمان انجام بگیرد، در ارتباط نبودن این بخش ها می تواند مشکلاتی به وجود آورد.

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث حذف کارهای خزانه داری می شوند.  حذف کارهای خزانه داری تصویر وسیع تری از کل بخش های اداره می دهد که می توان با استفاده از آن قسمت هایی که نیازمند بهبود هستند را مشخص کرد. تمامی این امور باید برای به نتیجه رسیدن در کل سازمان به فرهنگ آن سازمان تبدیل شود.

 

مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری اختصاص یافته

 

مزایای زیادی را می توان برای نرم افزار اتوماسیون اداری اختصاص یافته برشمرد. به ویژه هنگامی که دقیقا بدانید با نرم افزار اتوماسیون اداری قرار است چه کاری انجام دهید و روند امور با نرم افزار اتوماسیون اداری چگونه می شود. همان طور که قبلا هم اشاره کردیم، اگر به تمامی امور داخل شرکت تسلط داشته باشید، بخش هایی که نیاز به تقویت و بهبود دارد را شناسایی کنید و بر اساس نقاط ضعف و قوت برنامه ای برای اعمال تغییرات برای آن پیاده سازی کنید.

 

مزایای دیگر نرم افزار اتوماسیون اداری

 

این موارد مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری است که به اختصار در ادامه آورده شده است.

  • ایجاد فروشگاه زنجیره ای برای کسب و کار که امور، روند و مستندات در آن موجود است.
  • شناسایی مشکلات و یافتن روش هایی برای رفع آن ها
  • کاهش چشمگیر هزینه ها بر اساس توسعه های مدوام امور
  • اطمینان یافتن از انجام درست امور در بخش های متفاوت سازمان با روشی یکسان

 

برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت بیزنس سافت ور مراجعه نمائید.

منبع: وب سایت ترایستر

تعداد بازدید : 166

ثبت نظر

ارسال